Приняв на работу сотрудника, компания или ИП берут на себя финансовые обязательства не только перед ним, но и перед государством. И в подтверждении своих налоговых обязательств все работодатели обязаны заполнять отчет 6-НДФЛ.
Правила оформления
Для того чтобы у контролирующих органов не возникли вопросы по форме отчета, заполняя его, надо придерживаться некоторых правил:
- Заполнять можно только черным и синим (фиолетовым) цветом. И печатными буквами.
- Направление записей – с лева на право, с крайней клетки. При заполнении буквами в пустых клетках ставится прочерк, цифрами – 0.
- Суммы при расчетах пишутся в рублях с копейками, в размере налога, округляются до рублей.
- Листы нумеруются, объем отчета (число страниц не ограничен).
- В случае ошибок или описок – все переписать.
- Заполнение листов – одностороннее. Отчет при сдаче не скреплять.
- В электронном виде шрифт заполнения – Courier New с одинаковой по всему тексту высотой 16 или 18.
Каких правил стоит придерживаться, чтобы правильно заполнить форму 6-НДФЛ, расскажет видео ниже:
Инструкция и порядок заполнения 6-НДФЛ
6-НДФЛ состоит из трех частей:
- Титульный лист.
- 1-ый раздел.
- 2-ой раздел.
Скачать бланк 6-НДФЛ вы можете бесплатно здесь.
Титульный лист
Заполнение начинается с титульного листа, в котором указывается:
- Вверху – ИНН/КПП и номер листа.
- Затем, под шапкой – номер корректировки (первичная: 000, или последующие: 001 и так далее).
- Код налогового периода: квартал (21), полгода (31), 9-ть месяцев (33) и год (34).
- Период (год) отчета.
- Ниже кодовые обозначения адресата: налоговой и региона регистрации.
- Наименование компании / ИП.
- ОКТМО.
- Контактный телефон.
- Количество страниц.
Еще ниже, в левой части, подтверждение достоверности сведений:
- Код подателя 6-НДФЛ: налогового агента (1) или его представителя (2).
- Полные инициалы.
- Дата и подпись.
Образец заполнения титульного листа
Раздел 1
Он заполняется по суммарным итогам всех листов раздела 2, и включает строки:
- ИНН/КПП.
- Затем идут строки.
- (010) – налоговая ставка. Раздел заполняется по каждой ставке отдельно.
- Сумма всего дохода (020) нарастающим итогом и от дивидендов (025) в том числе.
- Ниже – налоговые вычеты (030), влияющие на уменьшение доходов и насчитанный налог (040).
- В случае необходимости вносится налог на дивиденды (045), от указанного в 25-ой строке и аванс за иностранных сотрудников (050).
- И суммарные итоги: число работников (060) и весь налог на них (070).
- Последняя строка: налог не удержанный (080) и возвращенный (090).
Заполнение 1-го раздела
Раздел 2
2-ой раздел заполняется чередующимися блоками, в которые включены строки:
- В левой части: 100, 110, 120.
- В правой им соответствуют: 130 и 140.
Строки означают:
- 100-ая – день получения сотрудником дохода.
- Напротив: 130-ая, в которой обозначена его сумма.
- Ниже идут: 110-ая с датой удержания НДФЛ и 120-ая, указывающая на дату перечисления.
- Напротив них 140-ая с суммой налога.
Блок заполняется по каждому платежу отдельно.
Заполнение 2-го раздела
Пример оформления
Заполнение 6-НДФЛ происходит так:
- 1-ый раздел по нарастающей: за квартал, за полугодие, за 9-ть месяцев, за год.
- 2-ой раздел: ежеквартально.
Для примера рассмотрим вариант заполнения формы компанией с тремя сотрудниками, работающими постоянно в течение года (без дивидендов и налоговых вычетов).
За 1 квартал
Титульный лист заполняется стандартно. В нем указывается:
- Номер корректировки – 000.
- Период предоставления – 21.
- Период – 2016.
2-ой раздел будет состоять из трех одинаковых блоков:
- 100-ая строчка: 25.01.2016 (дата зарплаты).
- 110-ая: 3.02.2016 (удержание налога).
- 120-ая: 3.02.2016 (его перечисление).
- 130-ая: 30000 (сумма зарплаты).
- 140-ая: 3900 (НДФЛ).
В 1-ом разделе заполняются строки:
- 010-ая: 13 (ставка).
- 020-ая: 90000 (сумма всех выплат из 100-ых строк раздела 2).
- 040-ая: 11700 (сумма 140-ых строк).
- 060-ая: 3 (число сотрудников).
- 070-ая: 11700 (удержано за квартал).
В это видео показано заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал на реальных примерах:
За 2 квартал (полгода)
В титульном листе в разделе период вписывается код 31. Если суммы выплат сотрудникам остались неизменными, то 2-ой раздел заполняется аналогично 1-му кварталу.
В 1-ом разделе заполняются строки:
- 010-ая: 13 (ставка).
- 020-ая: 180000 (сумма всех выплат за полгода).
- 040-ая: 23400 (сумма удержаний за полгода).
- 060-ая: 3 (число сотрудников).
- 070-ая: 23400 (НДФЛ за полгода).
Заполнение 6-НДФЛ за полугодие детально описано в этом видеоролике:
За 3 квартал (9-ть месяцев)
В титульном листе в разделе период вписывается код 33. Строки 1-го раздела:
- 010-ая: 13 (ставка).
- 020-ая: 270000 (сумма всех выплат за 9-ть месяцев).
- 040-ая: 35100 (сумма удержаний за 9-ть месяцев).
- 060-ая: 3 (число сотрудников).
- 070-ая: 35100 (НДФЛ за 9-ть месяцев).
За 4 квартал (год)
Данные за 4-ый квартал входят в годовой отчет и при постоянной зарплате заполнение 2-го раздела аналогично предыдущим вариантам. В титульном листе в разделе период вписывается код 34.
Заполнение 1-го раздела годового отчета:
- 010-ая: 13 (ставка).
- 020-ая: 360000 (сумма всех выплат сотрудникам за год).
- 040-ая: 35100 (сумма удержаний у них за год).
- 060-ая: 3 (число сотрудников).
- 070-ая: 35100 (НДФЛ за год).
Можно ли заполнить онлайн бесплатно
Бланки 6-НДФЛ имеются на сайте налоговой, поэтому бесплатное заполнение доступно всем. Это можно сделать:
- В программе «1С».
- С помощью специализированного сервиса.
А вот онлайн-отправка отчета потребует дополнительных расходов на электронную подпись.