Направление сотрудника в командировку всегда связано с определенными расходами, часть из которых составляет съем жилья.
Нормативное регулирование вопроса
До недавнего времени гостиничный счет являлся документом строгой отчетности. Заполненная форма № 3-Г подтверждала предоставление жилого помещения в определенное время. Постановление Правительства № 359, принятое 06 мая 2008 г., позволяло предприятиям гостиничного сектора самостоятельно выбирать форму бланка, гарантирующего срок нахождение гостя.
Руководитель организации должен утвердить Положение о командировании сотрудников. В составе документа обычно оговариваются следующие моменты: порядок возмещения расходов, минимальные и максимальные размеры затрат, список бумаг, подтверждающих авансовый отчет.
Где может остановиться сотрудник
Командированный работник имеет право разместиться:
- в гостинице;
- на служебной квартире;
- в самостоятельно арендованном помещении;
- у родственников.
В основе выбора места расположения могут лежать объективные или субъективные причины, а также личные обстоятельства.
- Размещение в отеле или гостинице — обычно самый дорогой вариант, но взамен гражданин получает бытовые и коммунальные услуги, разнообразие которых зависит от выбранного уровня комфорта.
- Жилое помещение, находящееся на балансе предприятия, вполне обоснованное действие, особенно, если приглашение квалифицированных специалистов со стороны является регулярной мерой. Многие работники положительно относятся к подобным жилищным условиям, так как они максимально приближены к домашней обстановке.
- А размещение командированных сотрудников у родственников также позволяет решить бытовые проблемы и увидеться с близкими.
Документы для работодателя
В соответствии с Постановлением Правительства № 749, утвержденном 13 октября 2008 г., первое, что должен сделать работник по возвращении из командировки – это приступить к составлению авансового отчета.
Подтвердить расходы на проживание можно при помощи разных документов:
[table id=140 /]
При заключении договора с отелем, следует руководствоваться Постановлением Правительства № 1085, принятом 09.10.2015 г., гласящем о порядке предоставления гостиничных услуг. А если речь идет о частной аренде, то главой 35 Гражданского Кодекса РФ.
Постановление № 1595, утвержденное в декабре 2014 года, придало важности отчетным бумагам, касающимся места проживания. Так, если командированный потеряет проездные билеты, то бухгалтерия будет определять срок нахождения в другом городе (стране) по документам о найме жилого помещения.
Оплата проживания без подтверждения продолжительности аренды и стоимости, возможна с согласия работодателя — руководителя частной компании.
[alert type=»warning»]Если гражданин трудится на благо бюджетной организации, то бухгалтерия не сможет произвести компенсацию расходов без соответствующих бумаг.[/alert]
Оплата проживания в командировке
Для возврата материальных трат, связанных с местом проживания в командировке, используется код 112, подстатья 212 КОСГУ. Если для выполнения служебных обязанностей в другой город был направлен сотрудник МВД, работник прокуратуры или другого силового ведомств, то бухгалтер-расчетчик будет руководствоваться едиными стандартами.
Бюджетное предприятие вправе определить собственный порядок возмещения стоимости проживания в гостинице. Стандартное предельное значение – 1500 рублей. Наличие дополнительных обстоятельств позволяет немного снизить или увеличить размер компенсации за жилье.
Для расчетов с отелем можно выбрать наиболее подходящую форму:
- получение денег под отчет (при условии, что место проживания, срок и точная цена известны заранее);
- внесение собственных средств с последующей компенсацией в соответствии с подтверждающими документами;
- перечисление необходимой суммы на расчетный счет гостиницы из средств организации.
Расчет
Во время командировки сотрудник получает заработную плату. В основе расчета лежит не оклад, а средний годовой доход (сумма заработной платы за 12 месяцев делится на число рабочих дней и получается стоимость 1 дня). Оплата отпуска, больничного и другие выплаты социального характера не учитываются. Если командированный работник трудится на предприятии менее 1 года, то для расчета используются фактически отработанные дни и полученная заработная плата.
Рассмотрим пример:
- Летчика-испытателя Смирнова А.Л., устроившегося на работу в октябре 2017 года, с 01 декабря отправляют в командировку. За время выполнения должностных обязанностей он отсутствовал на рабочем месте в течение 7 рабочих дней в связи с временной утратой трудоспособности.
- Заработная плата Смирнова за октябрь 2017 г. составила 37850 руб., а за ноябрь – 39480 руб. Количество рабочих дней 22 и 21 соответственно.
- Летчик отсутствовал 7 дней по причине болезни, значит, он отработал 36 рабочих дней.
- Определяем размер среднего заработка: (37850+39480)/36 = 2148,05 руб. Именно эта сумма полагается Смирнову за каждый день выполнения должностных обязанностей в другом городе.
[alert type=»warning»]Важно: привлечение к ночной и сверхурочной работе требует наличия согласия подчиненного и предоставления дополнительного отдыха или компенсации – полуторный размер за первые 2 часа и двойной за последующие.[/alert]
На законодательном уровне не закреплен порядок оплаты питания. Работодатель может проявить инициативу или скорректировать величину суточного довольствия. Последнее предоставляется командированному сотруднику на сопутствующие расходы. Суточные начисляются даже за дни, проведенные в дороге, а также праздничное и выходное время.
Проводки и учет
Командировочные расходы, соответствующие установленным нормам, относятся к прочим расходам и влияют на величину налога на прибыль. НДФЛ взимается с суточных выплат: 700 руб. по России и 2500 руб. за границей. Страховые взносы распространяются на сопутствующие расходы, превысившие границы.
- Когда сотрудник получает аванс на командировку, бухгалтер делает проводку: дебет по ст. 71 и кредит по ст. 50.
- Для списания затрат используются следующие статьи: 20,26 и 44 по дебету и 71 по кредиту.
Направление сотрудника в командировку требует не только сохранения заработной платы, но и возмещения всех расходов, связанных с поездкой. Возврат средств может быть произведен только после сдачи авансового отчета и предоставления документов, подтверждающие целевое назначение и размер трат. Безосновательное перечисление компенсации за проживание чревато взысканием налога на прибыль.
О проживании в командировки с юридической точки зрения расскажет видео ниже: