Чтобы использовать штатного сотрудника для решения служебных вопросов за границей, оформляются документы на командировку. Их состав будет существенно шире, чем при служебных поездках в пределах РФ, а условия компенсации затрат и выплаты суточных характеризуются особыми правилами.
В этом материале разберем, какие документы должен оформить работодатель, и какие нюансы нужно учесть при направлении в заграничную командировку.
Нормативное регулирование вопроса
Решение вопросов, связанных с текущей деятельностью предприятия, может сопровождаться служебными поездками. Если поездка происходит за пределы населенного пункта или за границу РФ, необходимо учитывать правила оформления командировок. Для правильно оформления бланков и форм на заграничную командировку нужно учитывать следующие нормативные акты:
- ТК РФ – базовый акт в сфере трудового права, чьи положения распространяются на все категории работников в России;
- Постановление Правительства № 749 – регламентирует порядок оформления документов и расчета командировочных выплат;
- Постановление Правительства № 812 – устанавливает предельные нормативы суточных в иностранной валюте, в зависимости от государства;
- Федеральный закон № 173-ФЗ – определяет правила приобретения, хранения, использования и перевоза иностранной валюты.
Когда возможно оформление такой командировки
Цель зарубежных командировок должны быть связана с текущей деятельностью предприятия:
- оформление договорных отношений с иностранными контрагентами;
- проведение переговоров, совещаний, встреч и т.д.;
- представительство интересов компании в судебных инстанциях, международных учреждениях, иных ведомствах и предприятиях;
- поездка в структурное подразделение компании, расположенное в другой стране.
Для служебных поездок в пределах России запреты и ограничения для направления в командировку могут устанавливаться только в ТК РФ. В отношении зарубежных поездок нужно учитывать дополнительные требования:
- не может быть направлен в командировку специалист, не имеющий заграничного паспорта, либо при истечении срока действия указанного документа;
- для пересечения границы другой страны требуется оформление визы, если международным соглашением между РФ и иностранных государством не предусмотрен безвизовый порядок перемещения;
- если в отношении гражданина вынесен запрет на пересечение границы (например, при проведении исполнительного производства по алиментам или при банкротстве), выехать за пределы РФ он не сможет.
Указанные дополнительные ограничения могут существенно повлиять на решение руководства по персональному составу командированных сотрудников. Оформление загранпаспорта и визы может занять от нескольких дней до нескольких недель, что также нужно учитывать при планировании служебных поездок за рубеж. Снятие судебного запрета или ограничения на выезд может оказаться невозможным, поэтому руководитель предприятия должен заблаговременно уточнить о возможности направления в командировку конкретного сотрудника.
Нужно учитывать и общие ограничения для направления в служебные поездки – они зафиксированы в ТК РФ. Не допускается направление в поездку сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном. Для служебных поездок беременных женщин, либо лиц с детьми до трех лет, нужно получить от них письменное согласие на направление в командировку. Дополнительные запреты и ограничения могут быть связаны с наличие допуска к секретным сведениям, государственной тайне и т.д.
Как оформить командировку за границу
По правилам ТК РФ и Постановления № 749? направление в служебную поездку сопровождается оформлением документов на предприятии, а также отчетом сотрудника после возвращения из командировки. С учетом дополнительных требований для поездок за пределы РФ, работодателю предстоит учесть курсы иностранной валюты для выплаты суточных и компенсации затрат.
Какими документами сопровождается
Поскольку зарубежная командировка оформляется по общим правилам ТК, руководству предприятия необходимо составить и утвердить следующие документы:
- служебную записку с обоснованием предстоящей поездки – этот документ может составить непосредственный руководитель сотрудника, либо иной специалист предприятия;
- приказ о служебной командировке – с указанием цели поездки и ее продолжительности;
- доверенность – если необходимо представлять интересы предприятия в официальных ведомствах и структурах, либо при совершении юридически значимых действий;
- командировочное удостоверение, которое выдается для отметок о дате прибытия и убытия в пункт назначения – этот документ не является обязательным для зарубежных командировок, однако позволяет точно зафиксировать все обстоятельства служебной поездки.
Визовое сопровождение
Если для зарубежной поездки нужно оформить загранпаспорт, сотрудник должен самостоятельно обратиться в миграционный отдел МВД (получение этого документа через представителя по доверенности не допускается). Виза необходима для пересечения и законного пребывания российского специалиста на территории другой страны, для ее получения нужно учитывать следующие правила:
- в большинстве случаев, необходимо получить рабочую визу – для этого нужно получить официальное приглашение от зарубежного партнера, вызов из судебного органа и т.д.;
- визирование проходит в дипломатических представительствах – оплата визовых сборов является обязанностью работодателя, а процедура получения указанного разрешения может затянуться на несколько недель;
- рабочая виза имеет ограниченный период действия – служебная поездка по просроченной визе невозможна, а при выявлении таких фактов в период командировки может последовать принудительное выдворение.
После завершения командировки сотрудник обязан отчитаться об ее продолжительности, а также о выполнении служебного задания. Для этого нужно представить командировочное удостоверение с заполненными датами, загранпаспорт с отметками о датах пересечения границы РФ, проездные документы, а также платежные бланки и формы.
Документы, составленные на иностранном языке (например, платежные формы из гостиницы), могут быть приняты работодателем только при их переводе. Для официального удостоверения перевода нужно обратиться в нотариальную контору. Допускается принятие документов к отчету без нотариального перевода, если такое правило указано в локальных актах предприятия.
Длительность и другие важные нюансы
С 2017 году сняты ограничения по продолжительности командировок – эти сроки может устанавливать руководитель предприятия, с учетом служебной необходимости. Однако на практике период служебной поездки ограничен сроком действия визового разрешения, так как пребывание на территории иностранного государства при отсутствии или просрочке визы является нарушением миграционных требований.
Для расчета суточных важное значение будет иметь момент пересечения границы РФ. При выезде за пределы России день пересечения пограничного контроля включается в расчет суточных в иностранной валюте. При въезде на территорию РФ, день пересечения пограничного контроля включается в расчет суточных в рублевом эквиваленте.
Поэтапная инструкция
С учетом всех дополнительных нюансов, направление сотрудника в заграничную командировку происходит по следующим этапам:
- составление служебной записки и определение необходимости командировки за пределы РФ;
- установление круга сотрудников, имеющих возможность отправиться в служебную поездку;
- оформление визового разрешения;
- издание приказа по предприятию, доведение его до сотрудника;
- выдача командировочного удостоверения, денежных средств в виде аванса и т.д.;
- поездка и выполнение служебного задания;
- представление работодателю отчетных и подтверждающих документов о поездке;
- окончательный расчет по суточным и возмещению расходов.
Служебная командировка за границу: как доказать связь с деятельностью предприятия расскажет это видео:
Возмещение расходов
За каждый день пребывания в командировке сотрудник будет получать суточные. Их расчет происходит по следующим правилам:
- дни командировки, во время которых сотрудник фактически был на территории РФ, оплачиваются в размере 100 руб. в сутки (например, на время проезда до аэропорта или при движении поезда по территории РФ);
- начиная со дня пересечения границы РФ, суточные выплачиваются в долларах США в размере, указанном в Постановлении № 812 (например, для командировки в США расчет происходит по ставке 72 доллара в сутки);
- для расчета по суточным используется официальный курс Центробанка РФ.
Возмещению подлежат расходы на проезд по территории РФ и иностранного государства, перелет авиатранспортом, проживание в гостинице и т.д. если платежные документы содержат суммы в иностранной валюте, они также пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ.
Проводки и учет
При расчете суточных нужно учитывать правило — суммы свыше 2500 руб. (при выплате за период нахождения в другом государстве) и суммы свыше 700 руб. (при передвижении в РФ) в день будут облагаться НДФЛ. Расчеты по проезду, проживания и суточным в зарубежной командировке будут происходить следующим образом:
- Дб50 субсчет «Доллары США»/Кр52 – для получение валюты в кассу предприятия;
- Дб71/Кр50, субсчет «Доллары США» — для выдачи сотруднику аванса в иностранной валюте;
- Дб50/Кр71, субсчет «Доллары США» — возврат неизрасходованных сумм.
Кроме того, отдельными операциями отражается положительная или отрицательная курсовая разница при обмене иностранной валюты. Для бухгалтерского учета и проводок всех операций, связанных с командировкой за границу, используются первичные платежные документы с полным переводом всех строк.