Материальные ценности являются неотъемлемой частью активов юридического лица. Внутреннее перемещение, выбытие и другие движения ТМЦ должны сопровождаться письменным подтверждением. Именно в этом и выражается контроль над состоянием учета и фактическим наличием материальных ценностей, которыми располагает компания.
Что такое акт приема-передачи материальных ценностей
Акт ПП — один из самых наиболее ходовых подтверждающих документов, используемый при приеме-передаче товаров, оборудования, денег, документов, недвижимости и других ценностей. Отработанный бланк позволяет не только узаконить движение материальных ценностей, но и описать характеристики товара в момент движения. Акт в общем смысле является официальным документом, который служит приложением к двустороннему договору о передаче готовой продукции или материалов контрагентам, включая комиссионный осмотр.
Действующие хозяйствующие субъекты в ходе деятельности разрабатывают свои формы, которые закрепляются главным бухгалтером в учетной политике. Единые бланки позволяют унифицировать документацию и исключить ее подлог при попытках нарушения финансовой дисциплины.
Кроме обязательных (рекомендованных законодателем) пунктов содержания, форма должна иметь обязательные реквизиты, в создании которых участвуют ограниченный круг должностных лиц. Акт есть не столько подтверждение движения активов, сколько переход ответственности за их сохранность и наличие. Проще говоря, в момент проведения инвентаризации, материально-ответственное лицо должно будет предъявить либо ценность, либо акт.
Понятие и нормативное регулирование
Для выбора и утверждения редакции необходимого для ведения хозяйственной деятельности формы акта можно обратиться к следующим руководящим документам:
- Постановление Государственного Комитета статистики, датированное 09.08.1999. В альбоме унифицированных форм есть аналогичные формы;
- Гражданский Кодекс в части касающейся (глава 47);
- Положение по бухгалтерскому учету 34н, утвержденное Минфином.
Кем и для чего составляется
Порядок выписки актов регламентируется на предприятии локальными положениями. Если назначение акта – оформление внешних операций, форма документа может быть установлена как приложение к хозяйственному договору.
Что касается внутреннего перемещения материальных ценностей, порядок издания может быть подразумевать два фронта издания.
- Первый – когда материально-ответственные лица перед передачей обращаются в бухгалтерию. Таким образом подразделение учета всегда будет в курсе перемещений, хозяйственные операции будут проставляться оперативно.
- Во втором случае разработанные на предприятии бланки могут быть использованы ответственными лицами на местах. Этот алгоритм вполне оправдан, когда по условиям удаленности от административного аппарата нет возможности прибывать за документами. В этом случае оформление перемещений происходит по представлении актов ответственными лицами.
Виды и особенности
Вне зависимости от предназначения той или иной формы акта основным отличием между бланками является полнота. Так, например, при увольнении работника акт может и не применяться. Его функцию будет выполнять обходной лист. На его основании бухгалтерия просто перепишет материальные ценности на начальника подразделения. После отметки материалиста подпись поставит старший отдела.
При передаче материальных ценностей между контрагентами упор будет делаться на расширенный список адресатов и характеристики товара. Если между хозяйствующими субъектами присутствует удаленность, в числе подписантов будет и перевозчик, которому на время доставки материалы будут переданы по количеству и качеству.
Для бытовых нужд практически универсальным является акт формы МХ-1. Количество экземпляров документа устанавливается по необходимости или на усмотрение главного бухгалтера.
Как правильно составить
Форма акта – письменная, но может быть и электронная. В любом случае по требованию проверяющих или партнера организация всегда должна быть в готовности издать оригинал, заверив его лицами из круга подписантов.
При составлении документа следует руководствоваться Федеральным Законом 2011 402. В акте надлежит указать обязательные реквизиты:
- Дата и наименование;
- Составитель документа;
- Предмет сделки, материальная ценность;
- Величина предмета, группы вещей по объему, весу или иной единице измерения;
- Подписанты из круга лиц, ответственных за оформление и разрешающих передачу;
- Иные сведения.
Структура акта
Стандартными для акта приема-передачи материальных ценностей являются шапка документа, вводная часть, параграф со ссылками на полномочия участников сделки, таблица для перечисления качественных характеристики материалов, отметка о передаче. Структура акта должна отражать задачи хозяйствующих субъектов.
Так, если вместе с отгрузочными документами не положили утвержденный в договоре акт, покупатель вправе задержать оплату. Опять же форма Мх-1 освободить бухгалтерию от продумывания структуры и содержания.
Необходимые сведения
Поскольку акт согласно установленному порядку издается до момента передачи, лучше всего в него включать максимум сведений, которые могут исключить спорные моменты. Так, это могут быть серийные номера, дата изготовления, штампы ОТК и многое другое. После того как документ будет издан и по нему пройдет выдача (убытие), переделать что-либо будет проблематично.
Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации
Практикующие бухгалтерии уже сегодня могут применять единую форму отгрузочных документов – УПД. Несмотря на то, что универсальная передаточная накладная заменяет традиционные бланки, некоторые компании продолжают настаивать на бюрократии.
При заполнении акта следует:
- Уточнить форму согласно назначению;
- Провести сверку с локальными актами и договором между контрагентами. Если предусматривается альтернативный бланк заказчика, следует использовать его структуру. Вопрос особенно актуален при работе с государственными заказами, поскольку покупатели часто задерживают выплату по причине несоответствия акта приложению контракта;
- В акте ясно должны быть прописаны стороны сделки, дата и место совершения. Нередко в числе требований точное сохранение номенклатуры. Ее можно взять опять же из учетных данных или разнарядки заказчика;
- Подпись ответственных лиц, разрешающих отпуск. Если акт идет в составе сопровождающего пакета, пока что подписывается, с одной стороны. Представители покупателя должны будут отработать акт в месте приема (или не принять с указанием причин). На отправку подписанного документа установлены сроки.
Передача сотруднику имущества под материальную ответственность с составление АПП рассмотрена в этом видео:
Бланки и образцы
Единых образцов нет, поэтому законодатель не ограничивает предприятия в доработке акта под свои потребности. Для внутренних нужд может использоваться сокращенная форма. Для отгрузок в другие города применяется расширенный бланк, в котором указываются подробные характеристики товара (готовой продукции).
По большому счету стандартного бланка МХ-1 будет достаточно для унификации всех производственных процессов. Нередко различиями в форме являются название, например:
- Акт передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица;
- Акт для передачи при увольнении;
- Акт передачи поставщику;
- Акт передачи на ответственное хранение с указанием сроков.
Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1) можно бесплатно скачать здесь.
Образец МХ-1
Акт приема-передачи МЦ другому лицу можно бесплатно скачать здесь.
Акт приема-передачи МЦ другому лицу (пример)
Что делать после АПП
Получив утвержденный акт передачи, материально-ответственное лицо может начать отгрузку или выдачу товара. Опять же для выбытия ценности используется не только акт, но и доверенность на получение. Кроме того, лицо, прибывшее на место для получения продукции, идентифицируется по удостоверению личности. После передачи материалов, ответственное лицо оставляет себе две копии актов. Один для себя, второй для передачи в бухгалтерию.