Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.
Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов
Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:
- Различные рекламные листовки;
- Ознакомительные материалы;
- Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.
Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.
Его предназначение
Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность
- Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
- Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
- Повысить дисциплину и производительность труда в организации.
Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:
- Входящих документов;
- Исходящих документов;
- Для внутренних документов.
Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом:
Форма
Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.
В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:
- Порядковый номер входящего или исходящего документа;
- От кого получен документ или кому отправлен;
- Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
- Ответственный исполнитель документа;
- Примечание.
Оформление документа
Правила и требования по заполнению
- Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
- Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
- Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
- Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
- После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.
В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.
Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:
Исправление ошибок
Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.
- Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
- Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
- Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.
Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.
Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов
Сроки хранения
После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органами государственного контроля, учета бланков строгой отчетности, и журнал проверок осуществления воинского учета. Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.
В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.
Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик: