Трудовой Кодекс обязывает работодателей производить учет всего отработанного времени всех своих сотрудников, обычно для этого используется табель учета отработанного времени. Но в некоторых компаниях в дополнение к этому также заводят еще журнал для учета рабочего времени.
Общие сведения о журнале учета рабочего времени сотрудников
Понятие и обязательность ведения
Основное отличие журнала для учета рабочего времени от табелей состоит в том, что в последнем учитывают количество отработанных часов, а в журнале отмечается время прихода сотрудника и его ухода. Законодательство не обязывает администрацию предприятия вести его в обязательном порядке, поэтому это решает сам работодатель.
Данный документ оформляется в виде журнала, в котором в столбцы вносятся необходимые данные, а в строки вписываются конкретные работники и информация об их рабочем дне.
Для тех, кто ведет учет рабочего времени при помощи 1С, будет полезно следующее видео:
Его предназначение
Ведение журнала преследует несколько целей:
- Учет времени появления на работе и ухода сотрудников организации;
- Учет опозданий и ухода с работы раньше установленного времени;
- Мотивация работников соблюдать график рабочего распорядка;
- Отсутствие работника на предприятии полный день;
- Учет отработанных часов отличающихся от нормальной нормы: сверхурочная работа, ненормированный рабочий график, работа в праздники и выходные.
В конце месяца по результатам, занесенным в журнал будут составляться табеля учета рабочего времени, или табельщик просто с ним сверяется.
Форма
Этот журнал не имеет унифицированной либо рекомендованной форм, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно в соответствии со своими потребностями. В журнале может учитываться следующая информация:
- ФИО сотрудника;
- Наименование должности и структурное подразделение;
- Время появления на работе;
- Время ухода с работы;
- Количество отработанных часов;
- Выход на рабочее место в выходные и праздничные дни, привлечение к сверхурочным работам;
- Причина привлечения сотрудников к работе свыше установленных норм;
- Роспись сотрудника и ответственного, подтверждающая достоверность сведений.
В журнале могут быть отражены все сведения сразу, либо можно завести несколько журналов, предназначенных для разных случаев:
- Общий журнал;
- Журнал, учитывающий сверхурочное рабочее время;
- Журнал для должностей имеющих сменный график;
- Журнал для учета отработанного времени должностей с ненормированным рабочим графиком;
- Журнал для учета отработанного времени отдельных категорий сотрудников предприятия.
Приказ о ведении
Журнал учета рабочего времени будет относиться к внутренним документам организации и частью ее делопроизводства, а значит, его ведение должно быть оформлено соответствующим образом. В первую очередь необходимо разработать форму журнала и утвердить ее приказом-распоряжением.
Затем издается следующий приказ, непосредственно о введение журнала в действие. Оно составляется в свободной форме и в нем подробно расписывается следующая информация:
- Порядок использования журнала;
- Ответственные за его ведение;
- Обязанность работников являться к ответственному работнику для отметки.
Далее приказ подписывает руководитель и содержащаяся в нем информация доводится до сведения работников. Также необходимость ведения журнала можно внести в один из локально – нормативных актов предприятия: правила распорядка рабочего дня, инструкцию по делопроизводству.
Оформление документа
При оформлении журнала учета рабочего времени необходимо следовать правилам оформления всех остальных журналов, ведущиеся на предприятии – в соответствии с правилами оформления таких документов.
Пример граф основного раздела журнала
Требования
К оформлению журнала учета рабочего времени работников в компании предъявляются требования, указанные ниже:
- На обложке должно стоять наименование журнала;
- На титульном листе должно быть указано полное наименование компании и ее отделения, к которому относится журнал;
- Здесь же необходимо указать дату начала внесения записей в журнал. А после того, как будет сделана последняя запись, ставится дата завершения ведения журнала;
- На последнем форзаце указывают ответственного за ведение документа.
Табель учёта рабочего времени и его ведение описаны этим видеороликом:
Заполнение
Журнал заполняет ответственный сотрудник, все данные должны вноситься строго в колонки, предназначенные для них. Если предусмотрена графа для подписей, то расписывающийся работник должен быть ознакомлен с записью.
Скачать бесплатно бланк журнала вы можете здесь.
Образец заполнения журнала учета рабочего времени
Общие правила
При ведении журнала необходимо придерживаться следующих правил:
- Записи в журнале делаются только ручкой, в нем не должно быть записей, сделанных карандашом;
- Если есть необходимость исправить запись, то неправильная зачеркивается, а сверху пишется нужный вариант. Пользоваться корректором не стоит;
- Все записи необходимо вносить так, чтобы они были написаны разборчиво и аккуратно;
- Все записи должны идти подряд, пустых строк не должно оставаться.
Нюансы для специальных профессий
Поскольку для журнала нет унифицированной формы, а его ведение не предусмотрено законом, то все нюансы ведения для различных профессий (пр. военнослужащих по контракту, педагога-психолога и т.п.) будут зависеть от формы разработанного журнала и того, какая информация в нем отражается.
Периодичность заполнения
Периодичность заполнения журнала зависит от того, какие данные вносятся в данный документ, но в любом случае должно соблюдаться правило: «заполнение журнала по факту». Это значит, что записи вносятся в журнал непосредственно при появлении работника на его рабочем месте или при его уходе.
Прошивание
Журнал учета необходимо оформлять, как и все прочие журналы, то есть пронумеровать и прошить. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа. Затем журнал прошивается, и прошивка пломбируется прямоугольником бумаги, на котором указано количество прошитых листов.
Ответственный за ведение
Работника, который будет отвечать за ведение журнала назначает руководитель. Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:
- Охранник или вахтер на входе на территорию предприятия или здания;
- Секретарь, ведущий делопроизводство организации;
- Сотрудник отдела кадров.
На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.
Срок хранения
Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены. Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.
Таким образом, можно выделить два срока хранения журнала:
- 75 лет, в случае, если в журнал вносились сведения о работе во вредных и опасных условиях, которые дают работнику право на досрочный выход на пенсию (тот же срок установлен и для журнала регистрации трудовых договоров и журнала учета и движения трудовых книжек);
- 5 лет, во все остальных случаях (такой же срок хранения имеют журнал кассира-операциониста и журнал проверок осуществления воинского учета, регистрации документов, учета бланков строгой отчетности).
Журнал учета рабочего времени работников, хотя и не является обязательным к ведению документом, ведется на многих предприятиях. Он является часть делопроизводства организации, поэтому при его ведении и оформлении необходимо соблюдать правила оформления документации.
Суммированный учет рабочего времени и правила его ведения рассмотрены этим видеороликом: