01.05.09 года вступил в действие Федеральный закон от 26.12.08 № 294, который регулирует правоотношения, возникающие при выполнении проверок юрлиц и ИП органами госконтроля. Для документального отражения результатов проведенных проверок, согласно положениям Закона №294, необходимо вести Журнал учета проверок.
Общие сведения о журнале учета проверок органами государственного и муниципального контроля
Понятие и обязательность ведения
Журнал учета проверок органами государственного контроля юрлица и ИП (далее по тексту Журнал) – это журнал, который используют для фиксации данных о проверках, инициированных органами госконтроля. Также в нем записываются найденные в деятельности субъекта предпринимательства нарушения, а также предписания об устранении найденных нарушений.
- Согласно ст. 16 Закона №294, юрлица и ИП имеют право заниматься ведением Журнала, однако какая-либо ответственность за его отсутствие у юрлица или ИП не предусмотрена.
- Но как указано в ст. 16 Федерального закона №294, в случае, если при проведении проверки компании или ИП выявится отсутствие Журнала, тогда проверяющие органа госконтроля составляют соответствующий акт о выявленном нарушении. Запись является формальной, и наказывать за это никого не будут.
Его предназначение
Заводить такой Журнал учета необходимо для отражения и фиксации результатов проверок деятельности субъектов предпринимательства. Стоит отметить, что Журнал нужен, прежде всего, самим проверяемым, поскольку нередко при проведении проверок лица, которые их проводят, нарушают процедуру проведения, поэтому обжалование действий либо бездействий проверяющих лиц следует документально подтвердить.
Форма
До 2009 года специальной стандартной формы ведения данного журнала установлена не была. Однако 30.04.09 Минэкономразвития России был введен Приказ №141, который ввел в законную силу Федеральный закон от 26.12.08 №294, установивший типовую форму ведения Журнала.
Данная форма предусматривает наличие исчерпывающего перечня граф, обязательных для заполнения. Бланк Журнала учета регистрации можно заказать в типографии или распечатать на листах А4. Также вы можете бесплатно скачать такой бланк здесь.
Приказ о ведении
Ведет Журнал учета проверок ответственный работник, состоящий в штате организации или индивидуального предпринимателя. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ. С этим приказом сотрудник обязан быть ознакомлен под роспись.
Книга учета проверок ИП рассмотрена в данном видео:
Оформление документа
Требования
- Журнал учета проверок должен быть обязательно прошит, пронумерован и скреплен подписью и печатью руководителя — юрлица либо ИП.
- Кроме того составление его должно происходит согласно форме, которая была установлена Приказом Министерства экономического развития РФ №141.
Заполнение
- На первом листе Журнала учета проверок записывается полное наименование самого этого документа, дата начала ведения.
- После этого уже идет ФИО руководителя организации либо наименование юрлица, регистрационный адрес юрлица либо адрес постоянного места жительства (места осуществления собственной деятельности если не совпадает с местом проживания) ИП, ОГРН, личные данные человека, который ответственен за ведение журнала, роспись руководителя организации.
Журнал учета проверок содержит определенные графы, необходимые для заполнения:
- название органа госконтроля;
- даты начала и конца выполнения проверки;
- время ее выполнения;
- сведения о причинах и предмете проверки;
- сведения о найденных нарушениях и выданных указаниях;
- указываются ФИО и должности лиц, которые проводят проверку, их росписи.
Образец заполнения журнала
Периодичность заполнения
Если проанализировать положения Федерального закона №294, напрашивается вывод о том, что проведение плановых проверок должно проходить не более одного раза в 3 года. Однако, в Законе закреплены еще внеплановые проверки (их проведение происходит по мере необходимости, например, когда в ходе запланированной встречи были обнаружены нарушения, в таком случае проводят поторную проверку для контроля за исправлением и выполнением всех указаний, которые занесли в журнал при первом визите, режим постоянного госконтроля (надзора), плановые (рейдовые) осмотры.
Таким образом, Журнал ведется по мере проведения разного рода проверок, но не чаще, чем 1раз в 3года.
Прошивание
Журнал, согласно законодательству, возможно купить уже в готовом виде либо сделать его собственноручно, для чего потребуется разделить подходящую чистую книгу учета на требуемые разделы. При оформлении Журнала учета проверок, независимо от того, купите уже готовый журнал либо сделаете его собственными руками, его надо обязательно прошить и пронумеровать.
Журнал прошивается шнуром либо нитками на 3-4 прокола. Концы шнура выводятся на задней стороне последнего листа. На титульном листе проставляется количество страниц. Концы шнура можно закрыть квадратным отрезком бумаги, скрепив печатью юрлица или ИП (если она есть). Можно также опломбировать. Пломбу нужно ставить на выступающие концы шнура, которым прошивается Журнал.
Срок хранения
Журнал учета проверок юрлица, которые осуществляются органами госконтроля, хранится 5 лет (как и журнал кассира-операциониста, журнал проверок осуществления воинского учета, регистрации документов, учета бланков строгой отчетности и иногда журнал учета рабочего времени). Этот срок начинается с момента даты последней записи в журнале.
Взаимодействие с органами надзора и контроля в области охраны труда, а также отражение проверок в специальном документе будут описаны в данном видео: