Сегодня мы рассматриваем аспекты разработки и содержания должностной инструкции (далее — «ДИ») начальника отдела кадров (далее – «ОК»), приведем правовые источники и перечислим различия обязанностей сотрудников работающих в отдельных отраслях.
Что такое должностная инструкция начальника отдела кадров
Любая ДИ является внутренним документом организации. Начальник ОК осуществляет свою деятельность на основе этого документа, предусматривающего его права и обязанности.
Базовая ДИ содержит следующие должностные обязанности начальника ОК:
- комплектование кадрами в соответствии с поставленными руководством целями и задачами;
- формирование и учет состава кадров;
- оценка потребностей в кадрах;
- разработка мотивационных и стимулирующих программ;
- повышение квалификации сотрудников;
- сотрудничество со службами занятости;
- поиск требуемых специалистов методом head-hunting и executive search;
- размещение объявлений о вакансиях в СМИ, а также на своем официальном сайте организации;
- разработка политики и стратегии в отношении кадров;
- подбор и отбор успешных кадров;
- ежегодная оценка деятельности сотрудников;
- оформление приема и увольнения;
- кадровый документооборот и делопроизводство;
- организация стажировок;
- проведение аттестаций;
- подготовка документов по пенсионному страхованию и назначению пенсий;
- внедрение современного программного обеспечения по направлению своей деятельности;
- обеспечение социальных гарантий трудящихся;
- ведение табельного учета и графика отпусков;
- мониторинг трудовой дисциплины;
- разработка и соблюдение правил внутреннего регламента и коллективного договора.
О необходимости внедрения ДИ на предприятии расскажет видео ниже:
Суть и цель
ДИ нужна для того чтобы:
- создать рамки для трудовой деятельности специалиста;
- предусмотреть его обязательства;
- предоставить права;
- регулировать взаимоотношения по горизонтали и вертикали с другими сотрудниками.
Какими нормативными актами регулируется
В качестве правовых источников необходимо упомянуть два постановления Минтруда, которые касаются должностных инструкций для сотрудников:
- №37 от 1998 г. – внедрившее квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
- №9 от 2004 г. – установившее правила пользования им.
Что касается ТК РФ, он не содержит прямых требований и указаний в отношении ДИ.
Виды
Начальники отдела кадров есть практически во всех крупных организациях вне зависимости от направления их деятельности. Рассмотрим специфику функциональных обязанностей предусмотренных в некоторых инструкциях начальников отдела кадров в различных учреждениях, например:
- стандартизации:
- содействие руководителю в разработке структуры, а также штатного расписания организации;
- определение полномочий между начальниками подразделений;
- организация повышения квалификации сотрудников;
- организация аттестации госинспекторов по надзору за госстандартами и обеспечением единства измерений;
- организация приема и увольнений сотрудников;
- применение мер поощрения и дисциплинарных взысканий.
- здравоохранения (больницы) — содействие главврачу в вопросах:
- организации работы коллектива;
- осуществление оценки показателей врачей;
- разработка штатного расписания;
- контроль выполнения обязательств по коллективному договору;
- совершенствование организационно-управленческой структуры;
- подбор кадров, расстановка и использование в соответствии с квалификацией;
- направление врачей на повешение квалификации и переподготовку;
- мониторинг выполнения сотрудниками должностных обязанностей;
- контроль выполнения правил внутреннего трудового регламента;
- представление организации в органах занятости и инспекциях по труду;
- направление сотрудников на конференции и семинары по здравоохранению.
- администрации района – содействие главе администрации в следующих направлениях:
- организация, планирование и контроль над деятельностью отдела;
- выполнение целей и задач;
- распределение фронта работы между сотрудниками отдела;
- разработка проектов найма сотрудников, заключение трудовых договоров, освобождение от должности;
- оформление выхода на пенсию сотрудников;
- разработка положений о службе в администрации;
- формирование кадрового состава;
- подготовка документации для назначения страховой пенсии;
- сотрудничество с органами соцобеспечения;
- разработка организационной структуры, а также штатного расписания;
- разработка кадрового делопроизводства;
- подготовка кадрового резерва;
- ведение учета служащих;
- выдача служебных удостоверений;
- проверка достоверности персональных сведений служащих при поступлении на службу;
- оформление допуска к конфиденциальной информации;
- профилактика коррупционных правонарушений в соответствии с законодательством территориальной единицы;
- пропаганда этического служебного поведения;
- анализ сведений о доходах служащих;
- размещение на сайте администрации объявлений о трудоустройстве, зарплате и доходах служащих;
- прием граждан и служащих;
- организация дополнительного образования для служащих;
- организация аттестации;
- проведение отбора на вакантные должности;
- разработка ежегодного графика отпусков;
- материальное стимулирование служащих;
- охрана труда.
- высшего учебного заведения – помощь ректору в следующих направлениях:
- организация работы и взаимодействия структурных подразделений;
- рациональное использование трудовых ресурсов;
- повышение квалификации профессорско-преподавательского состава;
- обмен опытом с коллегами из национальных и зарубежных ВУЗов;
- создание комфортных условий труда;
- обеспечение квалифицированными кадрами;
- соблюдение правил по охране труда;
- разработка материальных и моральных стимулов для повышения эффективности деятельности сотрудников;
- разработка внутренних регламентов: коллективного договора, правил распорядка;
- повышение дисциплины;
- распределение обязанностей между руководителями подразделений;
- способствование развитию мотивации и инициативы;
- прием, перевод и увольнение сотрудников.
Кто составляет и где используется
ДИ разрабатывается, как правило, предшествующим сотрудником, занимавшим эту должность. В случае отсутствия — действующим сотрудником, его подчиненными или юридической службой организации.
Закон не содержит указаний на этот счет, поэтому процедура зависит от делопроизводства и документооборота, принятых в организации. Внутренние документы организации всегда подлежат утверждению первым лицом организации — руководителем.
Знанию основ работы отдела кадров посвящен этот видеоролик:
Отличия от ДИ заместителя начальника
Отличия должностных инструкций начальника и его заместителя заключаются в следующем:
- объеме предусмотренных документом обязанностей и ответственности;
- требований к квалификации – логично, когда опыт работы начальника более внушительный, чем у его подчиненного.
Положения инструкции
Типовая ДИ содержит следующие положения:
- общие положения;
- предусмотренные функциональные обязанности;
- предоставляемые права;
- ответственность в случае нарушений.
Скачать бесплатно пример ДИ можно здесь.
Образец ДИ начальника отдела кадров
Полезная информация по теме
В ДИ необходимо указать, что начальник ОК должен иметь профильное образование и опыт руководящей работы не менее 5 лет в соответствующей должности и сфере, а также знать:
- трудовое законодательство РФ;
- нормативно-правовые акты по направлению своей деятельности;
Обладать навыками работы со следующим оборудованием и программами:
- ПК;
- оргтехникой;
- соответствующим программным обеспечением;
- Интернет;
- электронной почтой;
- электронный документооборот.
Организации кадрового делопроизводства посвящен данный видеоролик: