Различные категории офис-менеджеров могут относиться к категории руководителей среднего звена, выполнять кадровые и управленческие функции, осуществлять управление определенным направлением деятельности компании.
Полный спектр обязанностей, которые входят в компетенцию менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Этот документ кадрового делопроизводство оформляется непосредственно при трудоустройстве сотрудника в организацию.
Общие сведения о документе
Менеджеры являются основой управленческого аппарата любой компании, обеспечивают связь между руководством и рядовыми сотрудниками. Эта должность характеризуется универсальностью функций – менеджер может осуществлять обязанности секретаря, завхоза, кадровика, специалиста по приему посетителей и клиентов, руководителя структурных подразделений ООО и даже иногда бухгалтера.
Менеджер входит в управленческий штат, его рабочее место, как правило, находится непосредственно в центральном офисе предприятия. Соответственно, с работой в офисе будет связаны права, обязанности и полномочия, которые будут отражены в должностной инструкции.
Суть и цель
Цель составления должностной инструкции заключается в максимально подробном описании прав и обязанностей, которыми наделяется сотрудник на все время работы. При составлении инструкции учитываются следующие правила:
- в содержание ДИ включается общий и индивидуальный блок пунктов – в первой части будут указаны положения, которые распространяются на всех сотрудников компании, тогда как вторая часть будет описывать специальные требования к должности;
- должностная инструкция сохраняет свое действие на весь период работы – любые изменения в ДИ допускаются только по соглашению сторон, либо при смене должности или рабочего места;
- даже для смежных должностей менеджеров положения инструкции могут отличаться – это зависит от условий трудового договора, перечня выполняемых полномочий и направления деятельности.
При оформлении на работу издается распорядительный приказ, после чего подписывается трудовой контракт. На основании этих документов будет разработана должностная инструкция офис-менеджера, а ее экземпляр будет храниться в личном деле.
Какими нормативными актами регулируется
На законодательном уровне не утверждены нормативные требования к должностной инструкции офис-менеджера. Поэтому подлежат применению общие и специальные нормы ТК РФ, а также локальные акты и положения.
Нередко на предприятии сразу утверждаются типовые бланки инструкций для всех категорий специалистов, однако при трудоустройстве конкретного сотрудника ДИ должна быть индивидуализирована.
Виды
В зависимости от сферы деятельности предприятия и возложенных функций, могут оформляться инструкции для следующих категорий офис-менеджеров:
- кадровые менеджеры – осуществляют полномочия по оформлению кадровой документации, ведению документооборота, прием и увольнение сотрудников, и т.д.;
- менеджер по работе с клиентами – в обязанности входит прием звонков и входящих обращений от клиентов, урегулирование спорных вопросов, запись на прием к профильным специалистам;
- менеджер по продажам — поиск контрагентов и реализация продукции, оформление договорной и сопроводительной документации, сопровождение переговоров;
- менеджер по логистике – обеспечение транспортных нужд предприятия, доставка продукции до структурных подразделений, и т.д.;
- менеджер по связям с общественностью – представляет интересы компании в СМИ, при публикации информационных статей и рекламных сообщений.
Нередко должность менеджера может включаться часть перечисленных функций, либо вовсе носить универсальный и комбинированный характер.
Кто составляет и где используется
Бланк должностной инструкции заполняет представитель работодателя — как правило, это входит в обязанности специалиста кадровой службы. После подписания трудового договора и составления инструкции, менеджер должен ознакомиться с ее содержанием под подпись. После оформления, по одному экземпляру инструкции передается работнику и работодателю.
Применение должностной инструкции связано со следующими обстоятельствами:
- определение пределов компетенции менеджера при взаимодействии с подчиненными и руководством;
- определение обязанностей, за исполнение которых будет отвечать офис-менеджер;
- требования к режиму и дисциплине труда, в том числе по специальному графику;
- основания для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности.
Офис-менеджер и помощник директора — должностная инструкция для этих профессий рассмотрена в видео ниже:
Положения должностной инструкции офис-менеджера
В содержании ДИ офис-менеджера нужно указать следующие пункты:
- дата и место составления документа;
- сведения о работодателе и сотруднике;
- требования к квалификации, опыту работы и навыкам гражданина, принимаемого на должность офис-менеджера;
- описание рабочего места и основных трудовых функций;
- порядок выплаты денежного вознаграждения;
- условия и гарантии за работу вне места расположения основного офиса предприятия;
- перечень прав и обязанностей менеджера, пределы его компетенции и полномочий;
- режим рабочего времени, требования к дисциплине труда;
- условия безопасности и охраны труда, которые гарантируются работодателем;
- основания для привлечения к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.
После оформления должностной инструкции с конкретным менеджером не должно возникать спорных вопросов относительно разграничения полномочий и обязанностей с другими специалистами.
В содержании инструкции не обязательно отражать правила внутреннего трудового распорядка, если офис-менеджер знакомился с ними под роспись при приеме на работу.
Среди профессиональных и деловых навыков, которые предъявляются к менеджеру, отмечается опыт работы, умение работать в основных программных продуктах на ПК, знание основ делопроизводства и кадров. Специальных требований к образованию, как правило, не установлено, однако для отдельных направлений деятельности такой пункт может предусматриваться в ДИ (например, при работе офис-менеджером в финансовой организации).
Подчиняется офис-менеджер непосредственно руководителю предприятия. Условиями инструкции пожжет предусматриваться штат сотрудников, которые по роду деятельности подчиняются менеджеру. Как правило, это штат работников, связанный с обеспечением организационно-хозяйственных функций компании.
Пример ДИ ОФ-секретаря можно скачать здесь, а кадровика — тут.
Образец ДИ офис-менеджера-секретаря
Образец ДИ офис-менеджера-кадровика