Нормативы по порядку приема сотрудника на работу и его проведение

Оформление сотрудников является одной из важных составляющих кадрового учета. Если сотрудники кадровой службы действуют без системы, хаотично, пропускаются важные этапы, не учитываются особенности временного трудоустройства и совместительства, проверяющие органы обнаруживают ошибки. В результате у работодателя неприятности в виде штрафов или разбирательств в суде.

Нормативное регулирование

Оформление трудоустройства регламентировано Трудовым кодексом (ТК). Существуют особенности, зависящие от гражданства и статуса.

• Перечень документации, которую должен предоставить претендент, определен в ст. 65 ТК. На практике он часто оказывается недостаточным, работодатели требуют подтверждения образования, квалификации, наличия рекомендаций.
• Ст. 66 ТК определено, что работодатель обязан вести трудовые книжки всех сотрудников, проработавших более 5-и дней на основной должности. Если у соискателя книжки нет, оформляется новая.
• Трудовой договор создается в двух экземплярах и в письменной форме (ст. 67 ТК). Получение своего экземпляра сотрудник подтверждает подписью.
• Ст. 68 ТК обязывает работодателя перед подписанием договора ознакомить претендента по роспись с правилами распорядка, положением о подразделении, должностной инструкцией, графиком работы и другими внутренними документами, касающимися выполнения прямых обязанностей.
• Ст. 59 ТК регламентирует порядок заключения срочных договоров, ст. 282 – договоров с совместителями. Отношения с работниками иностранцами регулируется законом № 115-ФЗ. При наличии вида на жительство применяется обычный порядок. Если этого документа нет, требуется разрешение от службы занятости и МВД.
• Согласно ст. 64 ТК соискатель может потребовать письменный ответ по отказу в трудоустройстве в течение 7-и дней после обращения. На основании этого документа подаются жалобы в трудовую инспекцию или судебные иски.

Порядок приема работника на работу

Процедура оформления приема на работу сотрудника

На больших предприятиях новых работников оформляют сотрудники кадровой службы. При их отсутствии эту функцию может выполнять юрист, бухгалтер, секретарь.

Документы и необходимые сведения

По закону подача заявления обязательна при поступлении на муниципальную и государственную службу. На практике этот документ оформляется на всех предприятиях. Чаще всего работник пишет заявление от руки или заполняет разработанную в организации форму. Потом оно регистрируется в специальном журнале. Руководители назначаются собственниками, поэтому заявление заменяет протокол собрания.

Одновременно с заявлением предоставляется:

• трудовая книжка (если работник не совместитель);
• паспорт (иной удостоверяющий личность другой документ);
• справка воинского учета (для военнообязанных);
• свидетельство пенсионного страхования (СНИЛС).

Если должность требует определенного уровня образования, требуется подтверждение его наличия. Водительское удостоверение предоставляется при приеме на работу водителем транспортного средства. Некоторые должности требует предоставления медицинской справки (086/у) и справки об отсутствии судимости.

В официальном списке отсутствуют, но необходимы:

• ИНН;
• 2-НДФЛ;
• справка о наличии временной регистрации;
• характеристика или рекомендации;
• подтверждение семейного положения;
• 3 фотографии 3х4 (для личного дела).

Соискателю лучше собрать весь пакет. Это повысить шансы получить свободное место.

Какие документы необходимы для приема на работу

Процедура

Процесс оформления состоит из ряда этапов:

1. сбора документации;
2. ознакомления с внутренними нормативами;
3. составление и подписания договора;
4. разработки приказа;
5. заполнения (оформления) трудовой;
6. создания личной карточки и личного дела;
7. постановки сотрудника на учет государственных органов.

С некоторыми сотрудниками заключается договор о материальной ответственности. Подписывать его лучше одновременно с основным соглашением, так как законодательно не установлено, как поступить работодателю при отказе от этого договора. С руководителями дополнительно заключается соглашение о неразглашении коммерческой информации и гражданско-правовой договор. Все соглашения фиксируются в соответствующих журналах.

Содержание приказа должно полностью соответствовать положениям договора.

Обязательные пункты:

• ФИО и должность работника;
• название подразделения;
• табельный номер;
• условия (постоянное место, на время, по совместительству);
• размер зарплаты (оклада);
• испытательный срок (если назначается).

После подписания (срок 3 дня) приказ регистрируется в журнале, заносится запись в трудовую книжку, заполняется Книга учета трудовых и вкладышей, создается личная карточка (форма Т-2), работник знакомится с ней под роспись.

Личное дело

Для отдельных категорий работников оформляется личное дело. Законодательством не установлено, какие документы обязательны для хранения. Каждая организация ориентируется на внутренние нормативы.

В личное дело вкладывается:

• копия приказа;
• договор;
• заявление;
• копии паспорта, документа об образовании, СНИЛС, ИНН;
• рекомендации, характеристики;
• копии военного билета, водительского удостоверения.

Пошаговая инструкция по приему на работу

Обжалование

У всех граждан одинаковые права на трудоустройство, отказ в приеме должен быть законным. Работодатель оценивает исключительно деловые качества соискателей, отказ считается обоснованным, если кандидат не обладает необходимым уровнем образования или опыта или не соответствует установленным в организации требованиям. Соискатель должен точно знать, по какой причине ему отказано.

Незаконные основания отказа:

• отсутствие регистрации по месту проживания;
• беременность или наличие детей до 3-х лет;
• национальность, возраст, раса, язык, вероисповедание, политические взгляды (это не профессиональные качества);
• диагноз ВИЧ;
• инвалидность, подразумевающая трудоустройство по квоте;
• направление на должность судом;
• избрание и победа в конкурсе;
• приглашение по переводу.

Трудовые споры, связанные с оформлением трудоустройства, решают мировые судьи (ст. 381, 391 ТК). В первую очередь выясняется, публиковалось ли предложение соискателям (объявления в СМИ, сообщения в службу занятости). Потом определяется, велись ли переговоры, какова причина отказа. Если судья признает действия должностного лица незаконными, соискатель устраивается на работу на общих основаниях.

Законом предусмотрена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность работодателям и должностным лицам. Виновному должностному лицу выносится замечание или выговор, работодатель может его уволить. На предприятие налагается штраф 30-50 тыс. руб., на руководителя – 5 тыс. руб. Допускается временное прекращение деятельности на 3 месяца. При повторном нарушении должностное лицо дисквалифицируется на 3 года

К уголовной ответственности привлекаются руководители, отказавшие беременной или женщине с детьми до 3-х лет. Предусмотрено 3 вида наказания:

• штраф до 200 тыс. руб.;
• штраф, равный зарплате или другому доходу за 18 месяцев;
• 180 часов обязательных работ.

При приеме на работу важно соблюдать процедуру, определенную законодательством. Кроме суда работник может обратиться в трудовую инспекцию. Такая жалоба послужит основанием для внеплановой проверки. Инспектор будет проверять все документы, чтобы выявить нарушения. По отрицательным результатам наказывается руководитель или работник, допустивший ошибки.

Прием на работу, основные документы и правила их оформления описаны в этом видео: