Ни одно предприятие или организация не обходится без документации. Часть вопросов решается устно, что совершенно естественно. Но большая часть требует документального подтверждения, поскольку строгая отчетность даже по «мелкому» вопросу позволяют избежать порой глобальных проблем в будущем.
К служебной документации относятся и записки: докладная, объяснительная, служебная, пояснительная, аналитическая и др. В целом все записки оформляются по одному алгоритму, но все они имеют отличия.
Общие сведения
Служебную записку можно считать настоящим «рабочим инструментом». Почему? Это вытекает уже из самого определения — «служебная».
Сравним:
- Докладная — докладывать,
- Объяснительная — объяснять,
- Пояснительная — пояснять,
- Аналитическая — анализировать,
- Служебная — служить.
Типы служебных записок
Понятие и суть
Т. е. служебная записка выполняет строго «рабочую» функцию. Все записки отличаются между собой по своей направленности и сфере применения. Какие «звенья» на предприятии они связывают? Руководство, сотрудники и пр. В этом вопросе приняты два понятия: вертикальный и горизонтальный:
- Вертикальный — обращение с помощью записки подчиненного к руководству,
- Горизонтальный — общение сотрудников, которые относятся к одной ступени. Например — управляющий одного подразделения обращается к управляющему другого подразделения и т. д.
Следовательно, служебная записка «работает» на горизонтальном уровне. Она может содержать:
- Информацию,
- Отчет,
- Выражение инициативы,
- Просьбу или предложение,
- Изложение чисто делового характера.
Нормативное регулирование
Законом не установлена единая формы составления служебной записки, каждое предприятие (организация) такую форму разрабатывают самостоятельно, используя четкие данные, предусмотренные для составления служебной записки:
- Автор,
- Адресат,
- Ясно изложенная суть,
- Дата написания.
Такой инструмент, как служебная записка, имеет нормативное регулирование, поскольку этот «инструмент» в ряде случаев выступает гарантом при защите прав руководящих органов. Регулируется вопрос следующими положениями:
- Пункт 2, статья 7 Закона «о бухгалтерском учете»,
- Статья 199 УК РФ,
- Письмо МФ России №07-05-04/11 от 19. 05. 2005 года,
- Приказ МЮ РФ №115 от 05. 06. 2007 года.
Когда создается служебная записка
СЗ создается для обмена информацией и регулировки трудового процесса. С ее помощью корректируют рабочий процесс. Ситуации могут быть самыми разными. Например:
- Предусмотрено мероприятие в отделе, руководитель уведомляет об этом руководителя из другого подразделения (ремонт, проверка сигнализации, санитарный день и пр.),
- Сотрудника одного отдела необходимо временно «перекинуть» на другой объект,
- Сотрудник не выходит на работу, с помощью служебной записки фиксируют прогул,
- Предложение премировать сотрудника также может поступить с помощью служебной записки,
- Утверждение штатного расписания,
- Пожелания, возражения (например, от главбуха руководству),
- Сообщение о проблеме на предприятии (поломка техники и пр.),
- Промежуточный отчет бухгалтерии,
- Указания руководства для бухгалтерии, с ее помощью подтверждаются расходы. В этом случае СЗ относится к первичной документации.
Т. е. с помощью служебной записки можно запросить информацию, предоставить четкую инструкцию действий, сделать объявление, объяснить ситуацию и т. д.
Ее оформление
Форма СЗ утверждается локально, но нежелательно «опускать» необходимые детали, поскольку цельность и «наполненность» служебной записки наделяют ее большими полномочиями: грамотно составленная служебная записка наделена юридической силой. Т. е. в ней должны присутствовать все основные моменты:
- Имя автора,
- Имя адресата,
- Реквизиты предприятия,
- Суть излагаемого вопроса.
Непосредственно текст записки состоит из трех частей:
- Первая часть отражает факты, которые служат поводом написания записки,
- Вторая часть — это анализ и пояснения,
- Третья часть является выводом.
Шаблон служебной записки
Чтобы СЗ выступала в качестве первичного документа, в ней необходимо указать все реквизиты такого документа: название организации, наименование, содержание факта, цифры, основные сведения о руководстве. Главный руководитель обязан поставить резолюцию (или визу), а главный бухгалтер — свою подпись. Только в этом случае СЗ обретает юридическую силу.
Форма служебной записки
Оформление имеет регламентирование ГОСТом, ОКУД, локальным нормативным актом.
Образцы и примеры СЗ
Последствия и ответственность
Служебная записка не только служит хорошим рабочим инструментом, но и является документом отчетности. Все служебные записки имеют определенный срок хранения, который установлен локально на каждом предприятии и подлежат регистрации в соответствующем журнале. Устанавливаются сроки хранения от года до постоянного хранения.
Поскольку СЗ может расцениваться, как первичная документация, то ее используют при защите в случаях нарушений по этому вопросу. Т. е. служебная записка выступает гарантом при обосновании расходов, если возникают проблемы с налогами.
Служебная записка не является обязательным документом на предприятии, но практика подтверждает ее необходимость.
Перевод служебных записок в электронный вид — тема видео ниже: