График отпусков является обязательным документом для составления. Эта необходимость продиктована фиксацией в нем информации об оплачиваемых отпусках специалистов за один календарный год.
Нормативное регулирование
Необходимость вести график отпусков закреплена в 123 статье трудового кодекса Российской Федерации. При этом, данная обязанность ложиться на плечи работодателя и в случае нарушения он будет подпадать под действие статьи 5,27 КоАП РФ. Эти нормы в первую очередь необходимы государству, для того чтобы защитить специалистов от недобросовестного руководства, которое намеренно оспаривать законное право сотрудников на отдых.
После составления график должен быть заверен – это означает последовательность выхода специалистов в отпуск должна быть исполнена обеими сторонами неукоснительно обеими сторонами. Но при возникновении споров можно взять во внимание следующее обстоятельство – данный документ приобретает юридическую силу с момента утверждения его директором компании.
Правила составления
Перед тем как утвердить график, руководителю организации необходимо учесть положения, перечисленные в статье 123 трудового кодекса РФ. К ним, в частности, относятся:
- При составлении данного документа необходимо учитывать просьбы сотрудников, касающихся времени выхода в отпуск, а также преимущества в выборе предоставляемые определенным категориям специалистов;
- Каждый сотрудник должен в письменном виде ознакомиться с содержимым графика;
- Потребность согласовать данный документ с представительным органом работников, если он есть;
- График должен быть утвержден не позже чем за четырнадцать дней до наступления нового года.
Из-за того, что утверждается уже заполненный документ, то процедура его составления – это анализ и предварительный сбор информации по всем подразделениям, а также частные беседы с каждым сотрудников. Все эти действия будут инициироваться приказом руководителя.
В данный документ можно будет включить следующие виды отпусков:
- Ежегодный (114 статья ТК);
- Дополнительный (116 статья ТК);
- Неиспользованный за предыдущий год;
- При работе специалистом по совместительству (286 статья ТК).
Стоит отметить, что уже после утверждения графика директором, в него все равно будут вноситься правки. Они могут быть связаны с отказом сотрудника выходить в отпуск или же просьбе перенести дату выхода, а также при принятии в компанию новых трудящихся.
Учет мнения сотрудников
Важно понимать, что во время заполнения графика отпусков – учет желания сотрудников, принадлежащих к некоторым категориям является обязательным. Данный аспект регламентируется положениями статьи 123 ТК РФ. В соответствии им ряд категорий специалистов может выйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, когда пожелает.
Как правило, для того чтобы избежать в последующем постоянно вносимых корректировок в график, кадровики перед составлением специально запрашивают пожелания специалистов, принадлежащих к этим категориям. Это следующие категории:
- Граждане, которые подверглись радиационному излучению (из-за техногенных аварий и утечек), а также дети родители которых были облучены;
- Лица, которые участвовали в ликвидации последствий аварии на Чернобыльской атомной электростанции;
- Герои советского союза и российской федерации, а также кавалеры ордена славы;
- Ветераны великой отечественной войны и ветераны труда;
- Супруги военнослужащих лиц;
- Военный имеющий ребенка инвалида;
- Специалист имеющий ребенка до 18 лет.
Здесь стоит обратить внимание на то, что ТК не обязывает специалистов предоставлять подтверждающие документы своего права на льготы при выборе очередности выхода в оплачиваемый отпуск. Кроме того, законодательно не требуется с таких сотрудников и написания специального заявления для выделения им удобного времени до утверждения графика отпусков. При этом необходимые документы и заявление работнику могут отправить руководящему лицу в любое время, на этом часто настаивают инспекции труда.
Пример графика отпусков
Процедура составления и пример графика отпусков
Наиболее часто порядок мероприятий, связанных с составлением графика отпусков будет закрепляться во внутренних распорядительных документах организации. Например, он может отображаться в инструкции по делопроизводству и т.д. В тех случаях, когда данный вопрос не зафиксирован во внутренней документации организации необходимо обратиться к положениям трудового кодекса.
Перед непосредственным оформлением графика отпусков, необходимо провести меры по предварительной подготовке. Она в свою очередь может выполняться так:
- Для крупных компаний следует завести отдельные графики отпусков для каждого структурного подразделения. Оперируя такими документами отделу кадров будет легче составить единый график для всего предприятия;
- Второй момент — это проведение бесед с сотрудниками и выяснение их пожеланий касательно выхода в отпуск. В особенности стоит учитывать мнение льготных категорий работников.
Удобнее всего при составлении графика использовать общепринятую форму бланка Т-7. Так в случае необходимости оттуда можно удалить лишние графы и добавить необходимые. Стоит обратить внимание, что законодательно разрешается разработать и собственную форму.
Основными обязательными реквизитами такого документа являются дата составления и подпись директора организации при утверждении. Надобность в других мерах для закрепления этого нормативного акта отсутствует. Но, в некоторых организациях требуется издание специального нормативного приказа.
Образец заполнения бланка графика отпусков
Если за прошлый год остались неиспользованные дни отпуска
Если из-за каких-то обстоятельств специалист не использовал все дни своего отпуска, то эта часть будет перенесена на следующий год. Неиспользованный отпуск не будет сгорать, однако таким образом накапливать выходные дни можно не долго.
Перенести свой неиспользованный отпуск можно только на следующий год. Если же прошло два года – то этот период учитываться не будет. Так неиспользованные дни можно перенести на текущий год. Если же это проигнорировать, то работодатель не сможет предоставить их позднее. Тогда лучшим вариантом станет выбор денежной компенсации за не отгулянные выходные дни.
Также данное положение регулируется 124 статьей ТК РФ. А именно в соответствии ее положениям необходимо:
- Специалист должен использовать сначала прошлогодний отпуск, после чего он может взять текущий;
- Отделу кадров при составлении графика отпусков следует учитывать неиспользованные дни отдыха в этом году;
- В заявлении работника на предоставление ему отпуска можно не указывать что берется неотгулянный прошлогодний – оно в любом случае будет юридически правильным.
Как составить график отпусков? Рассказывает это видео: