Расчетные листы отражают начисленные за месячную работу и удержанные суммы всех работников. С 01.01.2018 проверяя соблюдение норм трудового законодательства инспекторы используют проверочные листы. В них расчетному листу посвящено несколько вопросов, поэтому пренебрегать этим документом не стоит.
На практике при решении многих трудовых споров отсутствие расчетного листка судом трактуется как недоплата.
Нормативное регулирование
Обязанность работодателя предоставлять работникам расчетные листки установлена ст. 136 ТК (Трудового кодекса). При перечислении зарплат на банковские счета порядок определяется во внутренних нормативах (Письмо Роструда № 739-6-1 и Письмо Минфина № 03‑04‑06/20406).
До недавних пор электронная форма этого документа отправлялась только дистанционным работникам (ст. 312.1 ТК). С 21.02.2017 через интернет можно отправлять этот документ любому сотруднику (Письмо Минтруда 14-1/ООГ-1560), если соблюдаются нормы, определенные ст. 88 ТК (доступ к информации только лицам, соблюдающим конфиденциальность). Параллельно в организации принимается положение о конфиденциальности (гл. 14 ТК). Все мероприятия, связанные с защитой персональных данных, осуществляются за счет работодателя (п. 7 ст. 86 ТК).
Когда следует выдавать расчетные листы по зарплате
Листки выдаются всем работникам (постоянным, временным, по совместительству, надомным, дистанционным). Когда это нужно делать, законом не определено. Частота определяется внутренними нормативами, учитывая требования трудового кодекса и Роструда. Не оформляются эти документы при выплате аванса и отпускных, при увольнении составление обязательно.
Если зарплаты выплачиваются из кассы, расчетки выдаются одновременно с зарплатой под роспись в журнале. При перечислении средств в банк работники могут получить листки под роспись в бухгалтерии до или после перечисления (в зависимости от порядка, определенного внутренними нормативами, коллективным договором, трудовыми договорами).
Как их выдать
Трудовой кодекс не регламентирует порядок выдачи этих документов. Они могут состоять из 2-х частей, одна из которых предназначена для росписи и отрывается. Некоторые предприятия ведут журнал учета, в котором работники расписываются в получении расчеток. Форма журнала разрабатывается в организации и утверждается приказом руководителя. На титульном листе нужно указать полное название организации и документа, начало заполнения, срок хранения, ФИО и должность ответственного за выдачу сотрудника.
Листы журнала могут выглядеть так:
Если расчетки пересылаются на электронные почты локальной сети, требования ст. 88 ТК не нарушаются. Порядок закрепляется во внутреннем нормативе (например, Положении об оплате), работники знакомятся с утвержденной формой под роспись, составляется список адресов.
При пересылке через интернет необходимы дополнительные меры. Требуется письменное заявление каждого работника с просьбой высылать расчетку на указанный адрес. Если имеются сотрудники, которые не умеют пользоваться компьютером, дополнительно заводится журнал для регистрации документов в бумажной форме.
Как правильно оформить
В расчетке обязательно указывается:
- ФИО, должность, табельный номер, тариф или оклад сотрудника;
- части заработной платы, размер каждой из них;
- объемы иных выплат (отпускные, сверхурочные, доплата за вредность, компенсация за работу в выходной/праздник, компенсация при увольнении, оплата больничных);
- виды и размеры удержаний (НДФЛ, взносы, алименты, неотработанный или невозвращенный аванс, суммы, выплаченные по ошибке, штрафы);
- сумма к выплате.
Унифицированной формы этого документа нет, но в каждой бухгалтерской программе имеется свой вариант. Его можно скорректировать под нужды конкретного предприятия.
Расчетный листок может выглядеть так
Образец расчетного листка
Если на предприятии есть представительский орган (профсоюз), перед утверждением разработанного бланка необходимо узнать его мнение.
Сроки и особенности
Если следовать установкам ст. 136 ТК, расчетки нужно выдавать при каждой выплате, то есть, 2 раза в месяц. На практике эти документы оформляются только при окончательном расчете. Нарушением это не является, так как основная функция (извещение о начислениях и удержаниях) выполняется.
При проверках важно доказать, что эти документы регулярно выдаются, хотя Трудовым кодексом не предписывается выдача под роспись. Все особенности и нюансы определяет работодатель.
Ответственность за невыдачу и защита своих прав
Пожаловаться в Трудовую инспекцию или суд на невыдачу расчеток может как работники, так профсоюз. Работник может обратиться в суд в любое время. В качестве доказательства подходит любой источник информации. Профсоюзы чаще обращаются в трудовую инспекцию. По результатам проверки работодателю выдается предписание, которое обязательно должно быть исполнено.
Административная ответственность в форме штрафа предусмотрена законодательно:
- 30-50 тыс. руб. для юридического лица;
- 1-5 тыс. руб. для ИП и руководителя юридического лица.
Основная выгода работодателя от расчетных листов – возможность избежать неприятностей при проверках и трудовых спорах.
Расчетки – источник персональной информации, поэтому хранятся 5 лет. Электронные рассылки могут использоваться только при наличии у сотрудников электронной подписи (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ). На практике она заменяется криптографической программой.
Образец расчетного листка с пояснениями
Расчетные листки по ЗП детально рассмотрены в видео ниже: