В нашей стране достаточно распространено использование имущества работодателя (интернет трафика, мобильных телефонов и автомобилей) для личных целей. Руководителям предприятий бороться с этим явлением помогает законодательство и собственная смекалка. Сберечь ресурсы позволяет точное определение их использования в локальных нормативах.
Нормативное регулирование
Расходы на содержание имущества предприятия несет работодатель, поэтому его использование с выгодой для сотрудника является его доходом (письмо Минфина № 03-04-06-01/334), облагаемым НДФЛ (письмо Минфина № 03-04-06-01/329). Однако это все относится к ситуациям, когда ущерб можно точно рассчитать.
Суть материальной пользы определена ст. 212 ТК (Трудового кодекса). В сумму для расчета НДФЛ включаются все доходы, в том числе натуральные. Однако, как эти расходы рассчитать, закон не определяет. Чаще всего процедура устанавливается во внутренних нормативах.
- Обязанность возместить убытки установлена ст. 238 ТК. Максимальный размер – среднемесячная зарплата (ст.241 ТК).
- Руководитель обязан потребовать у сотрудника письменное объяснение (ст.247 ТК).
- Далее убыток возмещается, базируясь на процедуру, установленную ст. 248 ТК.
- Особенности взыскания ущерба каждое предприятие устанавливает в локальных нормативах: правилах распорядка, коллективных и трудовых соглашениях (ст. 8 ТК). Работника можно привлечь к ответственности только в том случае, если он ознакомился с документами под роспись (ч.2 ст.22, ч.3 ст. 68 ТК).
Что считается использованием в личных целях служебного имущества
Издержки на служебный транспорт, телефонную связь, интернет-трафик относятся к издержкам производственной деятельности (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК (Налогового кодекса)). Они должны быть экономически обоснованными (п. 3 ст. 217 НК), обязательно документальное подтверждение (ст. 265 НК).
В рабочее время сотрудники обязаны заниматься выполнением работ, определенных должностной инструкцией, и подчиняться правилам распорядка. За это они получают зарплату, которая тоже относится к затратам на предпринимательскую деятельность. Это значит, что расходование рабочего времени на деятельность, не относящуюся к экономически оправданной, тоже можно считать расходованием ресурсов работодателя на личные нужды.
Как доказать экономическую нецелесообразность
Руководство обязано контролировать сотрудников (ч.1 ст. 22 ТК). Это значит, что допускается использование видеонаблюдения и программ для мониторинга при соблюдении прав сотрудников, установленных ст. 23 и 24 Конституции.
Работодатели оплачивают объем интернет трафика, определенный договором с провайдером, и распределяет его сотрудникам. Проверить, как данный ресурс тратится, не составляет труда. Детализация позволяет только по логину определить стоимость. Кроме того, существует возможность установки фильтра, не позволяющего посещать интернет ресурсы, не связанные с трудовой деятельностью.
Дополнительно издается внутренний норматив с перечнем запрещенных сайтов, сотрудники знакомятся с документом под роспись. При наличии видеонаблюдения не составляет труда отследить использование принтеров и другой оргтехники.
Чтобы проконтролировать телефонные разговоры, проводится мониторинг за определенный период, чтобы определить необходимый для работы объем и издержки. Руководство издает приказ, определяющий максимальный расход. Каждый работник должен уложиться в лимит, перерасход возместить.
Урегулировать вопрос автотранспорта тоже можно приказом, запрещающим использовать его для личных нужд и определяющим время нахождения на стоянке. Дополнительно следует указать лицо, уполномоченное контролировать исполнение. Такие меры могут приниматься и в случае использования личного авто на нужды фирмы.
Последствия и ответственность
Запрет использовать телефоны и компьютеры для личных нужд обязательно обозначается в должностных инструкциях, правилах распорядка, трудовых договорах, распоряжениях руководства. При нарушении запрета на нарушителя налагается дисциплинарная ответственность (ст. 192 и 193 ТК). Дополнительно рассчитывается ущерб, который сотрудник обязан возместить.
Законодательством не определены правила, которые должны применяться при предоставлении работникам права пользоваться автотранспортом работодателя. Рекомендаций по оформлению тоже нет.
На практике применяются 3 варианта:
- доверенность;
- договор аренды;
- приказ руководителя.
Доверенность можно выдать только работнику, в котором руководство уверено, так как этот документ не обязует возмещать расход горючего и издержки, связанные с повреждением транспортного средства при ДТП.
Договор аренды четко регламентирует отношения, но усложняет налоговый учет. Арендная плата отражается в бухгалтерской и налоговой отчетности как доход, что отрицательно отражается на показателе прибыли.
Приказ можно оформить, если во внутренних нормативах указаны соответствующие правила. Документальное подтверждение прав использования имущества работодателя сотрудниками облегчает решение споров в судах.
Как взыскать ущерб
При обнаружении нарушения составляется акт или докладная, сотрудник должен предоставить объяснительную. На основании этой документации руководитель издает приказ со ссылкой на ст.248 ТК. Срок – месяц (отсчитывается со дня, в который произведен расчет ущерба). Работник может обжаловать решение, если пропущен срок издания распоряжения или объем убытков больше среднемесячного заработка.
Сотрудник может возместить издержки добровольно, предоставив письменное обязательство. При несогласии работодатель подает иск в суд и предоставляет документы, подтверждающие нарушение:
- копию правил распорядка;
- копию трудового договора;
- детализации по датам.
Если суд принимает решение, что трудовая дисциплина нарушена, приказ руководителя признается правомерным. Взысканием долга занимаются приставы.
Может ли сотрудник использовать для работы личное имущество, расскажет видео ниже: