Что такое инвентаризация кредиторской задолженности и как она производится?

Каждое юридическое лицо и индивидуальный предприниматель время от времени должны проводить проверку данных по собственной финансовой деятельности. Цели и задачи данной проверки, а также как ее проводить — основной предмет нынешней статьи.

Что такое инвентаризация кредиторской задолженности

Понятия и цели

Инвентаризация — это проверка наличия балансового имущества в организации разных форм собственности (в том числе и ИП), а также состояния и правильности всех финансовых расчетов с партнерами по бизнесу (приход и расход). Инвентаризация кредиторской задолженности — это проверка наличия или отсутствия долгов организации (или ИП) перед:

• поставщиками;
• подрядчиками;
• персоналом, который работает по трудовым договорам (официально оформленные сотрудники);
• бюджетом (налоги);
• внебюджетными фондами.

Основные цели проведения инвентаризации кредиторской задолженности заключаются в следующем:

• правильное составление окончательной годовой отчетности компании, которая сдается в органы ФНС и Пенсионного фонда РФ;
• проверка добросовестности материально ответственных лиц и бухгалтеров компании;
• проверка проведения расчетов со всеми лицами и компаниями, которые должны получать от компании какие-то средства;
• предупреждение хищений и растрат со стороны сотрудников, которые имеют доступ к финансовым потокам компании;
• проверка правильности начисления заработных плат сотрудникам и налоговых платежей в бюджет;
• проверка оперативности оплаты коммунальных услуг в установленные договорами сроки с целью предупреждения возникновения пени за просрочку внесения платежей.

Учет кредиторской задолженности показан в данном видео:

Нормы в этой сфере

Основные нормативные акты в сфере инвентаризации кредитной задолженности предприятия (компании, ИП) таковы:

• Налоговый кодекс РФ;
• Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• Методические указания по инвентаризации (приказ Министерства финансов от 13.06.1995 № 49);
• ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»;
• письмо ФНС России от 17.07.2015 № СА-4-7/12693;
• приказ ФНС от 16.12.2016 № ММВ-7-17-685.

Процедура инвентаризации кредиторской задолженности регламентируется именно этими НПА в РФ.

Виды

Существует несколько классификаций видов кредиторской задолженности:

• по обоснованности:
  • неоправданная (пропущен срок оплаты за товар или поставки неотфактурированы);
  • прочая (невостребованные суммы, претензии к компании и т.д.);
• по видам:
  • долг за товары и услуги перед поставщиками (срок оплаты еще есть);
  • просроченная задолженность перед партнерами по бизнесу;
  • неоплаченные вексели, которые выдала компания;
  • долги по полученным авансовым платежам;
  • невнесенные платежи в бюджет и другие финансовые фонды (пенсионный, фонд социального страхования и т.д.);
  • задолженность по выплате страховых премий по заключенным компанией договорам страхования;
  • просрочка выплаты заработной платы сотрудникам;
  • другие виды;
• по срокам:
  • просроченная (срок уплаты платежа уже прошел);
  • непросроченная (еще есть время для погашения необходимого взноса или платежа);
• по периоду образования долга:
  • текущие обязательства компании (возникли ранее, чем 90 дней назад);
  • краткосрочные долги (будут погашены на протяжении 1 года);
  • долгосрочная задолженность (на период до 3 лет). Здесь речь может идти, например, про кредитные обязательства;
  • средства к списанию (задолженность возникла по причине ошибок бухгалтеров компании).

Причины

Основные причины проведения данной инвентаризации таковы:

• необходимость правильного заполнения всех форм годовой отчетности компании;
• выявление фактов хищения средств компании;
• смена материально ответственного лица;
• реорганизация юридического лица (изменение структуры либо организационно-правовой формы существования компании);
• старт процедуры ликвидации компании;
• проверка финансового состояния после чрезвычайных происшествий и стихийных бедствий, в результате которых компания понесла материальные потери (деньги, имущество).

Проведение инвентаризации КЗ

Инвентаризация проводится всегда по специально установленной процедуре. Инициируется приказом руководителя компании, а итоге подводятся в акте о проведении инвентаризации.

Приказ и другие необходимые документы

Решение про проведение инвентаризации кредиторской задолженности оформляется приказом директора, который оформлен по специальной форме ИНВ-22. Данная форма утверждена приказом Госкомстата РФ от от 18.08.1998 № 88. В данном приказе всегда указывается:

• название компании;
• место проведения инвентаризационных действий;
• номер и дата приказа;
• основные идентификационные данные предприятия (ОКПО, ОКУД);
• состав инвентаризационной комиссии;
• перечень ценностей или других объектов, которые подлежат проверке членами комиссии;
• причина проведения проверки;
• дата старта и завершения проверки членами комиссии.

Правила

Аксиомы данного типа инвентаризации ничем не отличаются от общих правил других типов инвентаризаций:

• четкость. Все моменты должны внимательно проверяться;
• полномочность комиссии. Дело в том, что проверка проводится коллегиально, поэтому отсутствие одного из членов комиссии может повлечь недействительность проверки;
• полнота. Комиссия должна полностью выполнить задачи, поставленные в приказе о проведении проверки.

Этапы

Основные составные части процесса проверки таковы:

1. издание приказа. Любая проверка может быть полномочной только после регистрации приказа руководителя, в котором оговаривается состав комиссии, дата и предмет ее проведения;
2. первичные сборы комиссии. На этом этапе проводится анализ фронта работ (полная проверка или частичная);
3. если инвентаризация КЗ будет проводится по полной, то проверке подлежат такие виды бухгалтерских счетов:
   • 60 (проверка долгов перед поставщиками товаров и подрядчиками по выполнению различных работ);
   • 62 (сверка полученных авансов от заказчиков);
   • 66 (сверка долгов по кредитам организации);
   • 68 (расчет долгов по налогам и сборам в бюджет);
   • 69 (выявление задолженности перед ФСС);
   • 70 (подтверждение отсутствия долгов по заработной плате сотрудников);
   • 71 (проверка правильности расчетов с подотчетными лицами);
   • 73 (компенсация сотрудникам, которые используют личный транспорт в рабочих целях на ГСМ и в качестве амортизации);
   • 75 (сверка выплат учредителям);
   • 76 (проверка наличия или отсутствия долгов перед внебанковскими кредиторами);
4. подведение итогов (составление акта по инвентаризации).

Отражение такой инвентаризации в 1С показано в данном видеоролике:

Акт инвентаризации

Форма данного акта установлена в Приложении 16 к Методическим рекомендациям по инвентаризации имущества. В данном акте должна быть отражена следующая информация:

• название организации;
• название структурного подразделения (если есть);
• идентификационные коды компании;
• номер и дата приказа про инвентаризацию;
• дата проведения проверки;
• финансовая единица;
• в разделе 1 акта заполняется информация по дебиторской задолженности (если инвентаризация проводилась);
• в разделе 2 вносятся данные по проверке кредиторских долгов:
• номер бухгалтерского счета;
• номер счета;
• общий долг;
• согласованный долг в разрезе счетов;
• пока еще не согласованные обязательства;
• просроченные долги;
• подбивается общая сумма долгов компании;
• ставятся подписи главы и членов комиссии.

В качестве приложения к акту оформляется справка, в которой отображается такая информация:

• данные кредитора (название, адрес);
• сумма долга;
• причина возникновения задолженности;
• дата возникновения;
• сумма;
• реквизиты подтверждающих документов;
• дата составления справки и подписи членов комиссии.

Скачать акт можно здесь.

Образец акта

Результаты ИКЗ

В результате проведения проверки устанавливаются такие моменты:

• есть или нет кредиторская задолженность у предприятия;
• сумма задолженности;
• разбивка долгов по счетам;
• причины возникновения долгов перед контрагентами;
• перспективы погашения;
• лица, виновные в возникновении долгов (если таковые есть).

Учет такой инвентаризации

С целью учета долгов бухгалтера должны регулярно проверять проведение операций и остатки по таким счетам:

• 60 (краткосрочные обязательства, неоплаченные векселя);
• 62 (авансы за будущие поставки товаров);
• 70 (регистрация заработной платы);
• 70 и 75 — 2 (обязательства перед учредителями компании по выплате дивидендов);
• 68 и 69 (бюджетные платежи);
• 71, 73, 76 (расчеты с другими кредиторами).

Проводки

Кредиторская задолженность может быть списана в случае:

• оплаты долга;
• ликвидации ЮЛ-кредитора;
• истечения срока давности.

При этом:

• В таком случае оформляется проводка, в дебете которой указываются счета, с которых уходят средства, а в кредите — счет 91.1.
• При списании НДС за непоставленные товары заказчику оформляется проводка: дебет 91.2 — кредит 76.
• Долги по налогам и сборам списываются как внесение обычных платежей в бюджет.

Отражение в 1С

В программе 1С формируется инвентаризационная опись. Для формирования документа необходимо провести следующие действия:

• выбрать раздел «Кредиторская задолженность»;
• нажать кнопку «Заполнить»;
• сформировать фильтр: по счетам или по контрагентам;
• установить период проверки;
• нажать кнопку «Сформировать»;
• сохранить инвентаризационную ведомость и распечатать ее.

В данной статье были рассмотрены все важные моменты, которые касаются процедуры и правил проведения инвентаризации кредиторской задолженности юридических лиц и ИП.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности еще более подробно описана в этом видео: