Кадровое делопроизводство – это вид деятельности, требующий особой тщательности и многократного фиксирования всех изменений, происходящих в кадровом составе организации.
Общие сведения о журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Одна из форм кадрового делопроизводства — журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. В нем содержатся сведения начале и окончании деятельности каждого сотрудника, а также обо всех изменениях в его трудовой карьере.
Как принять на работу и как заполнить кадровые документы, расскажет видео ниже:
Понятие и обязательность ведения
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – это форма учета, которая ведется в бумажном и электронном варианте.
- Электронный вариант удобен для поиска информации по фамилии или дате увольнения, его ведут в крупных организациях, насчитывающих сотни сотрудников.
- Бумажный носитель содержит личную подпись принятого на работу сотрудника, подтверждающую, что он получил на руки экземпляр трудового договора. Такой учетный документ удобно использовать в конфликтных ситуациях.
На вопрос об обязательности ведения журнала ответ отрицательный. Тем не менее, данная учетная форма обладает собственной историей. Федеральной архивной службой РФ, 06.10.2000 года был принят перечень типовых управленческих документов, в котором журнал был включен в список документов, которые необходимо вести. Но его обязательная форма утверждена не была.
26.08.2010 года приказом Федерального архивного агентства №63 данный документ отменен в связи с утверждением Министерством культуры нового перечня. Т.е. начиная с 2010 года, проверяющие органы не могут требовать к предъявлению данный журнал.
Скачать бланк журнала бесплатно можно здесь.
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Его предназначение
Журнал регистрации облегчает сотрудникам отдела кадров выдачу документов о трудовом стаже и составление отчетности о текучести кадров.
- В суде он не только заменяет оригиналы приказов о зачислении, увольнении или переводе, но и служит подтверждением того, что все документы составлялись своевременно и работник был уведомлен о кадровых решениях.
- По данной форме проще всего отслеживать наличие дополнительных трудовых соглашений о расширении сферы обслуживания, выполнении дополнительных обязанностей, совмещении профессий и наличии других обязанностей, не отражаемых в трудовых книжках.
- Также по журналу контролируют своевременность расторжения или продления временных трудовых договоров, нарушение сроков которых может иметь неприятные кадровые последствия.
Форма
Журнал регистрации составляется и ведется по тем же правилам, что и вся учетная кадровая документация. За годы его существования образовались определенные стереотипы ведения, как наиболее целесообразные и удобные для работы.
Перечень таких правил содержит следующие положения:
- Форму заводят в журнале с жесткой обложкой и толстой офисной бумагой, плотность которой от 60 г/ м2, так как соблюдение этого требования обеспечивает возможность длительного ведения и хранения учетного документа.
- На титульном листе крупно указывают наименование журнала, организации и даты его ведения. Дата начала проставляется сразу, а окончания ставится при закрытии журнала. Это поможет быстро находить форму среди прочих документов.
- На второй странице указывают фамилию и должность работника отдела кадров, отвечающего за его ведение. Можно сразу занести эти данные в табличную форму, чтобы удобнее было вносить новые сведения при смене ответственного лица.
- Учетный бланк содержит 11 колонок для внесения необходимых сведений. В некоторых случаях сотрудники кадровой службы для удобства заводят 12 графу для разделения первичных и дополнительных соглашений, имеющих различные порядковые номера.
- Перед началом ведения журнала его страницы нумеруют, чтобы не допустить потери или искажения полноты информации.
- При окончании журнала его прошивают, опечатывают, вносят закрывающую надпись о количестве страниц и номерах внесенных основных и дополнительных соглашений, ставят подпись должностного лица.
Приказ о ведении
Для закрепления обязанностей по ведению журнала издают специальный приказ по предприятию. Это позволяет требовать с прикрепленного сотрудника методического и полноценного ведения журнала.
Помните, что после издания приказа журнал по регистрации контрактов становится обязательным документом кадрового учета и прекратить его ведение можно только другим приказом руководства. Если на предприятии издавался приказ о ведении журнала, то проверяющие органы могут с полным основанием проверять его наличие и правильность заполнения.
Учет договоров и соответствующий журнал можно вести в электронной форме, о чем расскажет видеоролик ниже:
Оформление документа
На журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений распространяются все правила делопроизводства.
Требования
Основные правила ведения – аккуратность, разборчивость сделанных записей, отсутствие пропущенных листов, подтирок.
- В случае внесения исправлений об этом делается дополнительная запись.
- Заполняются все графы.
- Нумерация ведется сплошным порядком.
Заполнение
В журнале предусмотрены 11 (12) граф. В каждую из них вносится информация из кадровых приказов и трудовых договоров.
- Номер записи – порядковый, отличается от номера трудового договора, если на предприятии принимаются дополнительные соглашения.
- Дата составления трудового договора.
- 3 -4. Номер трудового договора или дополнительного соглашения – могут вноситься в одну графу или добавляется отдельная графа для дополнительных соглашений. Раздельный учет удобнее для контроля правильности присвоения номеров договорам и соглашениям и выборок по численности принятого и уволенного персонала за определенный период.
- 5-7. Следующие 3 графы содержат информацию о ФИО сотрудника, его должности и подразделении.
- В графе «срок действия» указывается дата расторжения договора или окончания временного соглашения.
- Характер трудового договора – основной или по совместительству.
- Информация по дополнительным соглашениям (к какому основному договору составлено – номер и дата).
- Подпись лица, получившего на руки трудовой договор.
- Примечания, например, содержание доп.соглашения.
Периодичность заполнения
Журнал заполняется по мере составления трудовых договоров или соглашений. Также своевременно вносится информация об их расторжении.
Прошивание
Прошивается журнал после его окончания или закрытия, перед тем, как передается на хранение в архив предприятия. В ходе ведения прошивать не нужно, так как делать записи на прошитых листах неудобно и это сказывается на аккуратности ведения документа.
Пример-образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Срок хранения
Как и первичные кадровые документы, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений хранится 75 лет (как и журнал учета и движения трудовых книжек). Для сравнения:
- журнал кассира-операциониста, учета рабочего времени, учета проверок органами государственного контроля и журнал проверок осуществления воинского учета должны храниться не менее 5 лет;
- журнал регистрации вводного инструктажа и инструктажа по пожарной безопасности — не менее 10 лет.
Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить, расскажет специалист в данном видео: