Часто на предприятиях в делопроизводстве царит хаос, причем абсолютно любого уровня и масштаба, путаница в количестве должностей, квалификации работников и уровнях зарплат. Иногда даже не известна точная численность всех сотрудников, выполняющих свои обязанности по разным договорам. Упорядочить положение призван документ, фиксирующий структуру предприятия – штатное расписание.
Общие сведения
Обязаны ли предприятия его иметь
Нужно отметить, что в отношении вопроса обязательности расписания штатов сложилось двойственное положение:
- исходя из текста ТК РФ, введение его на предприятии обязательно. Поскольку по ТК РФ работник вступает в трудовые отношения и работает на должности, указанной в штатном расписании;
- исходя из текста других нормативных актов штатное расписание рекомендовано к введению.
То есть, прямой обязанности на введение штатного расписания ни один нормативный акт не закрепляет. В то же время, некоторые органы, в частности ПФР РФ и Фонд социального страхования, прямо указывают, что штатное расписание является основанием для расчета страховых взносов.
Следовательно, лучше ввести штатное расписание на предприятии. Этим самым установится порядок в делопроизводстве, уйдёт ряд проблем в отношениях с органами контроля.
Понятие и его суть
Прежде всего это локальный акт, который принимается на каждом предприятии отдельно. Он закрепляет:
- организационную структуру предприятия;
- перечень профессий, необходимых для предприятия;
- количество людей;
- необходимую квалификацию;
- заработную плату по месяцам с расшифровкой.
По факту — это таблица, где все сведения распределены по графам. На основе информации, содержащейся в штатном расписании на предприятии: планируют дальнейшее развитие, отслеживают затраты на оплату труда и оптимизируют управление.
- При заключении трудовых договоров с сотрудниками, все сведения, которые вносят в договор должны строго соответствовать этому кадровому документу.
- Документ здорово упрощает деятельность бухгалтера. Чтобы отследить сколько на предприятии вакантных мест, ему достаточно сравнить количество устроенных и количество мест в штатном расписании.
Штатное расписание содержит очень много информации, документ сам по себе очень большой. Для того, чтобы облегчить кадровой службе работу с наемниками, на предприятии составляется штатный список. Это выжимка из штатного расписания.
В штатном списке отражены только должности, их типа и личные данные тех, кто занимает эти должности. Напротив каждой должности указано открытая она или закрытая. Так проще отслеживать вакантные места, особенно, если предприятие очень большое.
Нормативное регулирование
В трудовом кодексе РФ содержится упоминание о штатном расписании с указанием, что в трудовом договоре должна быть указана должность та, которая указана в расписании. Таким образом, законодатель указывает, что в любом трудовом споре стороны будут опираться на информацию, которая закреплена в штатном расписании.
Составление штатного расписания очень трудоемкая работа, поэтому была разработана стандартная форма. В нее нужно только внести информацию. Такая форма содержится в Постановлении Государственного комитета статистики. Это Форма Т-З. Кроме того, разработаны рекомендации по заполнению формы.
Каков порядок введения штатного расписания
Для того, чтобы ввести штатное расписание на производстве, нужно его составить. Для каждого предприятия составляется свое расписание.
- Кто будет составлять документ решается на самом предприятии. В законе нет конкретного указания кто должен этим заниматься. Если предприятие масштабное, то это может быть отдел кадров, юридический отдел. В небольшом предприятии — сам руководитель или бухгалтер.
- После того, как расписание составлено необходимо ввести его в действие – издать приказ о введении в действие штатного расписания предприятия и утвердить его.
- Составляется документ на любой срок. Закон не содержит информации с требованием периодического составления штатного расписания. Это может быть ежегодной процедурой или документ может быть бессрочным.
- Кроме того, часто возникает необходимость поменять информацию в таблице. Это можно сделать просто внеся изменения в конкретные ячейки. Если изменений слишком много, можно составить новый документ. Все изменения должны быть подтверждены приказом руководителя. Обычно они касаются:
У нас вы можете скачать приказ о введении должности в штатное расписание и внесении изменений в него.
Форма приказа об утверждении штатного расписания
Приказ об изменении штатного расписания
Приказ о введении должности в штатное расписание
Ответственность лиц
При наличии на предприятии штатного расписания, к действиям работодателя предъявляются дополнительные требования. В зависимости от соблюдения этих требований могут применяться меры ответственности.
В каких случаях:
- выявления несоответствия должности договоре с работником и штатном расписании;
- при непредставлении документа по требованию контролирующих органов. Если расписание утратило свою силу, то на предприятии оно должна храниться три года.
Штатное расписание – документ, фиксирующий все основные моменты организации и функционирования предприятия. Создавать его не обязательно, но желательно для облегчения работы.
Более подробно о штатном расписании, его введении и использовании расскажет видео ниже:
1 комментарий
Кулеры для воды
Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: Штатное расписание на период ______ с ___ ______ 20__ г. . Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.