Ряд предпринимателей для ведения дела нанятых ими работников применяют для выплаты ведомости по зарплате. Существует несколько видов такого документа, в целом они были созданы для того, чтобы сделать процесс выплаты заработанных сотрудниками средств максимально прозрачным, а также для упрощения работы налоговой системы.
Общие сведения
Ведомости по зарплате выполняют сразу несколько функций. Они в первую очередь отражают зарплату, которую получил сотрудник за отработанное время. При этом учитываются различные варианты таких выплаты – за больничный, неотгулянный отпуск, переработку и так далее.
Нормативное регулирование
Процесс создания, а также причины и нюансы ведомости по зарплате отражены в ТК и НК РФ. В целом большую роль играют следующие законы и нормативные акты:
- Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У, в котором говорится, что ИП имеют право применить более упрощенный вариант ведения кассовых операций, а потому не обязаны наравне с крупными организациями вести кассовые операции и устанавливать лимиты денежных средств.
- В ч.2 ст.131, а также ч. 3,4,6 ст.136 ТК РФ говорится, что правила порядка, норма, сроков, нормы, места выплаты закрепляются в локальных нормативных актах.
- Зарплата, согласно ст. 131 ч.1,2 ТК РФ, может выплачиваться как неденежными, так и денежными средствами, но доля первого составляет максимум 20% от ЗП.
- Согласно ст.136 ч.3 ТК РФ зарплата наличными выплачивается в месте, где выполняется работа.
Важно понимать, что в зарплатной ведомости все эти нюансы должны быть отражены, чтобы при проведении проверки не возникло проблем.
Суть и понятие
Ведомость по зарплате – это документ, который отражает в себе информацию о всех работниках и начислениях, суммах удержанного заработка каждого сотрудника и так далее. Образец подобной бумаги состоит из двух частей – титульной страницы, где прописаны реквизиты ИП, а также таблицы с данными сотрудников компании.
Ее виды
Существует три вида ведомостей по зарплате:
Каждая форма закреплена в официальную документация законодательством и Роскомстатом.
Как заполняется ведомость на выдачу зарплаты
Документ можно оформлять с помощью компьютера или от руки на бланке принятой формы. При этом для каждой ведомости характерно заполнение реквизитов организации и другой информации. Для того, чтобы при налоговой проверке не возникло сомнений, необходимо занести в документ следующую информацию:
- ФИО предпринимателя или реквизиты организации;
- Регистрационный номер и дата документа;
- Платежный период, за время которого производится оплата труда;
- Сумма выплаченных средств;
- Подпись руководителя и гавбуха;
- Подпись бухгалтера, составившего ведомость, и кассира, выдавшего денежные средства по ней.
Так как ведомости составляются по общепринятым бланкам, то составление остальных реквизитов документа, как, например, наименование и так далее, не требуется ввиду наличия в бланке этой информации.
В табличной части прописываются ФИО сотрудника, его табельный номер, должность и сумма к выплате. При этом обязательно учитываются переработки и прочие предусмотренные законодательством случаи, требующие оплаты. Срок на выдачу зарплаты от момента окончания составления ведомости составляет не более 5-ти дней. Когда срок действия расчетного периода истек – ведомость закрывают.
Расчетно-платежная ведомость по зарплате (образец заполнения)
Образец заполнения платежной ведомости Т-53
Пример ведомости Т-51
Ошибки и исправления
Вообще ведомости по зарплате – такой же официальный документ, как и любой локальный нормативный акт. Но при этом бывают случаи допущения ошибки при составлении. В таком случае обычно делаются соответствующие исправления.
Для исправления необходимо аккуратно перечеркнуть прежнюю запись и сверху написать новую. После этого исправление под роспись показывается главбуху, бухгалтеру и руководителю. При этом желательно составить и бухгалтерскую справку с объяснением, почему допущено исправление.
Ее хранение
Все платежные ведомости хранятся в бухгалтерии около 5-ти лет. Это делается на случай проведения отчетной проверки.
Если таковая не последовала, а иного учета средств работников в организации нет, то документация хранится до 75 лет в архиве организации. Распорядок хранения такого документа, а также удержанных средств прописывается чаще всего локальными нормативными актами.
Споры и судебная практика
Так как в первую очередь ведомости для зарплат используют, чтобы устранить ту самую «конвертную» выплату, то многие споры касаются именно этой части. Так, например, гражданин подал в суд исковое заявление в отношении работодателя производства с просьбой взыскать недоплаченные при увольнении деньги, полагающиеся за неотгулянный отпуск, больничные, переработки и иные статьи. При этом сотрудник отметил, что официально зарплата составляла по ведомости 10 тысяч рублей, а по факту работодатель «в конверте» доплачивал еще около 15 тысяч.
Результатом такого спора стало то, что гражданин не смог доказать факта выплаты «серой» зарплаты, а потому суд признал его исковые требования частично удовлетворенными в контексте выплаты задолженностей по отпуску, больничным и прочим зафиксированным документально поводам.
В качестве второго варианта можно предположить, что работодатель вел двойную ведомость – одна официальная, а другая для фиксации выдачи средств на руки по теневой схеме. При этом истец предоставил копию или оригинал этих самых ведомостей, показания свидетелей и другие данные, подтверждающие двойную выплату зарплаты. В таком случае правым был признан истец.
Стоит понимать, что в судебных спорах суды при отсутствии письменных доказательств этих самых выплат принимают сторону работодателя. По мнению экспертов «серая зарплата» не имеет положительной доказательной базы. Поэтому при устройстве на такую работу нужно тысячу раз подумать, так как при увольнении или разладе с работодателем работник получит только официальную часть полагающихся средств.
Это видео расскажет, какими числами проводить ведомость по зарплате в 1С: