Должностная инструкция заведующего канцелярии: правила разработки и внесения изменений

Канцелярия – подразделение, занимающееся организацией и ведением документооборота организации. Чаще всего такое название подразделению дается в бюджетных организациях. В негосударственных структурах отделы, выполняющие аналогичный функционал, могут называться секретариатом, административным отделом.

Заведующий канцелярией – руководитель этой службы, в область ответственности которого входит обеспечение выполнения требований к управлению документацией предприятия.

Общая характеристика документа

Должностная инструкция (ДИ) – документ, относящийся к категории внутренней регламентирующей документации компании, распространяющийся только на ее сотрудников.

Особенности и функции

ДИ является стандартом должности, в котором сформированы требования к сотруднику ее занимающему, определены рабочие функции, права и полномочия специалиста. При этом документ не учитывает никаких профессиональных или личностных особенностей сотрудника, работающего в соответствии с инструкцией.

К функциям документа можно отнести:

• определение системы подчиненности должностей;
• стандартизация требований, предъявляемых к работнику;
• регулирование объема должностных обязанностей;
• формирование целевых показателей, в соответствии с которыми оценивается эффективность работы специалиста;
• закрепление области ответственности и полномочий работника.

Нормативные акты

При разработке документа для должности заведующего канцелярии бюджетной организации, необходимо обращаться к принятому профессиональному стандарту «Специалист по управлению документацией организации». Если же должность входит в структуру коммерческого предприятия, то использование данного стандарта не обязательно, но может помочь в формировании текста ДИ, как в части определения требований к квалификации специалиста, так и при описании должностных функций.

Помимо стандарта может быть использована внутренняя документация, определяющая:

• правила разработки ДИ на конкретном предприятии;
• организационную структуру и систему взаимодействия служб и отделов;
• требования к компетенциям специалистов;
• правила в области документационного обеспечения деятельности компании;
• требования к выполнению рабочих обязанностей, трудовой дисциплине, распространяющиеся на всех сотрудников организации.

Для каких должностей может быть

ДИ заведующего канцелярией разрабатывается с учетом специфики предприятия, в структуру которого входит должность. На разных предприятиях разрабатываются ДИ заведующего канцелярии больницы, школы, техникума, колледжа, канцелярии МЧС или судебного участка.

Специфика ДИ для каждой из этих должностей определяется особенностями функций и обязанностей должности. Также имеет значение само содержание рабочей документации организации, наличие документов, доступных не всем ее сотрудникам. В связи со спецификой документооборота может быть определено дополнительное требование к наличию у специалиста допуска к работе с определенной категорией документов.

Ответственность за разработку и области использования

Ответственность за разработку и наличие инструкций возлагается на руководителя подразделений. При этом отвечать за сам процесс организации ее разработки и утверждения могут кадровые службы организации.

Включение в процесс создания ДИ кадровых специалистов связано с тем, что именно они:

• ответственны за обеспеченность предприятия инструкциям;
• имеют наибольший уровень осведомленности об изменениях законодательных норм, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем;
• отслеживают принятие новых профессиональных стандартов;
• отвечают за соответствие текста ДИ проф. стандарту.

К процессу создания ДИ может быть привлечен юридический отдел предприятия для оценки соответствия документа требованиям Трудового законодательства. Это могут быть юристы, юрисконсульты и главный по правовым вопросам.

Должностная инструкция имеет широкую область применения в рабочих процессах компании. Ее используют при:

• найме новых сотрудников, определяя требования к кандидатам;
• адаптации специалистов к новому для них рабочему месту;
• оценке работников на соответствие требованиям должности;
• определении критериев эффективности работы специалистов;
• принятии решений о кадровых перемещениях;
• разрешении трудовых споров.

Правила внесения исправлений

Должностная инструкция должна отражать реальную ситуацию с распределением обязанностей между сотрудниками, соответствовать актуальному состоянию организационной структуры предприятия. Поскольку внутри компании могут происходить организационные изменения, например, может меняться состав и структура подразделений, название предприятия, сокращаться или вводиться новые должности, может потребоваться внесение изменений в текст инструкции.

Правила корректировки ДИ зависят:

• от формы, в которой инструкция разработана: отдельным документом или приложением к трудовому договору;
• содержания корректировок, которые могут касаться должностных обязанностей или изменений в условиях труда.

• В случае если инструкция является частью трудового договора, то практически все вносимые правки потребуют заключения дополнительного соглашения.
• Если ДИ – самостоятельный документ и корректировки его текста не касаются существенных изменений условий труда или обязательных пунктов трудового контракта, не меняют трудовых функций и, например, касаются конкретизации должностных обязанностей без изменения трудовой функции, то в этом случае работодатель:
  • готовит новую редакцию инструкции;
  • создает приказ, в котором утверждает обновленную редакцию;
  • проводит ознакомление сотрудника с приказом и новой версией ДИ под роспись.

Структура должностной инструкции заведующего канцелярии

В состав разделов ДИ заведующего канцелярией входит стандартный перечень разделов, включающий в себя общие положения, требования к квалификации, знаниям и навыкам специалиста, описание должностных обязанностей, области полномочий и ответственности.

Общие положения

Создавая первый раздел ДИ, необходимо правильно указать название должности. Для бюджетных организаций действует обязательное правило соответствия названия должности требованиям проф. стандарта.

Отдельное внимание необходимо уделить определению квалификационных требований, к которым относятся:

• наличие высшего образования и дополнительного образования по профилю;
• опыт работы не менее трех лет в области документационного обеспечения.

Без выполнения этих требований сотрудник государственного учреждения не может быть назначен на должность руководителя подразделения по документационному обеспечению управления. Важная часть первого раздела ДИ – это определение цели должности.

Для заведующего канцелярии целью его работы является управление документооборотом организации с использованием информационных технологий.

Знания и навыки

Разрабатывать перечень знаний и навыков необходимо на основании функций должности. Для заведующего канцелярией актуальны специальные знания:

• законодательных норм, определяющих правила организации документационного обеспечения;
• стандартов и методик разработки документов управления;
• правил разработки, согласования, утверждения документации и требований к ознакомлению работников с документами;
• требований к регистрации, хранению и архивированию документов.

К ключевым навыкам могут быть отнесены умения:

• организовывать работу службы;
• разрабатывать положения и регламенты как в области документационного обеспечения деятельности организации в целом, так и по процессам, реализуемым в отделе;
• обеспечивать регистрацию и хранение документов в соответствии с требованиями.

Должностные обязанности

Несмотря на то, что в различных компаниях обязанности могут отличаться, можно определить наиболее общие из них, включаемые в функционал практически любого специалиста, работающего в данной должности.

1. Организация разработки или личная разработка методической и регламентирующей документации, касающейся документационного обеспечения управления организацией.
2. Построение системы документационного обеспечения и контроль ее функционирования: оценка качества работы системы, выявление «узких» мест, разработка и совершенствование методов управления документацией предприятия.
3. Определение правил разработки, согласования, регистрации и хранения документов компании, разработка регламентов по данным процессам.
4. Контроль ведения журналов регистрации входящей и исходящей документации.
5. Контроль архивирования, передачи документов в архив и обеспечения правил их хранения.
6. Подготовка выписок, запросов по документации, в том числе, находящейся в архиве.
7. Контроль ведения информационной базы данных по корпоративному документообороту.

Скачать образец такой ДИ можно здесь бесплатно.

ДИ завканцелярией (образец)

Ответственность и права

Зав. канцелярией отвечает за:

• качественное ведение процессов регистрации, учета, хранения документации предприятия;
• соблюдение конфиденциальности в отношении деловой информации и рабочих документов предприятия;
• выполнение должностных обязанностей.

Сотрудник имеет право обращаться к руководству с предложениями об улучшении документационного обеспечения, взаимодействовать со всеми сотрудниками предприятия по вопросам функционирования и хранения документов предприятия.

Связь с инструкцией секретаря

И секретарь, и заведующий канцелярии участвуют в процессах управления документацией организации. При этом необходимо учитывать, что секретарь – исполнитель, работающий с приемом и регистрацией документов. Зав. канцелярией относится к категории руководителей и отвечает за документооборот предприятия в целом.

Также в функции секретаря может входить дополнительный функционал по приему и распределению звонков, встрече гостей, организации совещаний, деловых встреч и конференций, обеспечению сотрудников канцелярскими и офисными принадлежностями. В функционал заведующего канцелярией такие обязанности не включены, поскольку специфика его работы связана исключительно с документами и процессами документационного обеспечения.

О сути ДИ расскажет видео ниже:

https://www.youtube.com/watch?v=EANPnFCTSUw