Отгул следует считать наилучшим решением в ситуации, когда требуется внеплановый отпуск или несколько часов для решения неожиданно возникших проблем. И хотя термин «отгул» является скорее разговорным, однако именно его употребляют наиболее часто при необходимости взятия дополнительного дня для внепланового отдыха при определенных обстоятельствах.
Отгулы в счет отпуска можно назвать распространенной практикой, позволяющей сохранить оплату во время кратковременного отсутствия на рабочем месте (с обязательным предварительным согласованием с руководством) и не искать сложного решения при отказе руководителя предоставить необходимое количество дней для решения неожиданно возникших проблем.
Нормативное регулирование
При необходимости получения нескольких (или одного) дней для решения вопросов личного характера работнику следует руководствоваться действующим законодательством и нормативными документами компании. Оплачиваемый отгул можно считать по своей сути однодневным отпуском, который будет оплачиваться соответствующим образом.
Регламентируются правила получения внеочередного отгула в счет отпуска и последовательность действий при этом следующими статьями действующего законодательства:
- статья 114, в которой говорится о праве каждого работника получения ежегодного оплачиваемого отпуска с сохранением рабочего места даже при отсутствии работы на предприятии;
- статья 125, согласно которой работник может получить отпуск не в виде единой даты, а с разбитием его на отдельные части различной протяженности. Единственным условием в данном случае следует считать длительность одной из частей такого отпуска не менее двух недель;
- статья 136 предусматривает период выплат денежных компенсаций (в течение трех дней) при отстранении работника от выполняемых им служебных обязанностей на период отпуска.
Согласно статьи 128 работнику может быть предоставлено на законных основаниях до пяти дней в году на внеплановый отпуск, который не будет оплачен. Следующие ситуации считаются основанием для такого кратковременного отпуска:
- рождение ребенка;
- смерть ближайшего родственника;
- свадебные мероприятия.
Однако иные случаи требуют обязательного согласования с руководством с предоставлением аргументации необходимости взятия отгула.
В каких случаях он предоставляется
Существует ряд правил, которых необходимо придерживаться как работодателю, так и работнику при необходимости взятия отгула в счет отпуска. Перед решением взять отгул даже при наличии уже отработанного за него времени или при внесении этих дней в счет ежегодного полагающегося по закону оплачиваемого отпуска работнику необходимо заранее уведомить о своем намерении работодателя и только после этого воспользоваться отгулом. В противном случае неявка на работу будет расцениваться работодателем как прогул и могут применяться штрафные санкции.
Существует возможность получить внеплановый выходной день (или несколько дней) при наличии вызовов на работу при нахождении работника в законном отпуске. Это же правило касается и служебные командировки, в которые был отправлен работник во время отпуска. Компенсация в этом случае может осуществляться двумя путями:
- оплата отработанного времени в двойном размере;
- оплата в одинарном размере с предоставлением одного дополнительного дня отдыха.
При предоставлении отгула в счет отпуска все документы должны быть правильно оформлены, что позволит избежать неприятных последствий как для работника, так и для работодателя. При отсутствии документов (заявления о предоставлении отгула в счет отпуска, приказа о его предоставлении и официальном проведении расчетов с бухгалтерией) руководство может получить значительный штраф от проверяющих органов.
Также в период нахождения работника в таком отгуле может произойти несчастный случай, а по документам он находится в законном отпуске. Серьезное разбирательство и значительные штрафы станут результатом отсутствия оформления необходимых документов.
Как предоставляется отгул в счет отпуска
Существует возможность для любого работника взять часть полагающегося ему по закону ежегодного отпуска при возникновении необходимости внеочередного выходного дня. Это называется взять несколько дней в счет оплачиваемого отпуска, и об этом следует заранее предупреждать работодателя. Оплата такого мини-отпуска производится соответственно требованиям законодательства.
Последовательность действий при решении получения отгула в счет отпуска предусматривает написание заявления после предварительного согласования с работодателем, издание приказа о получении работником отпуска в счет оплачиваемого отпуска без содержания.
Заявление и другие документы
Основой решения руководства о предоставлении дополнительного дня отпуска считается заявление работника, которое должно быть зарегистрировано в отделе кадров и завизировано у непосредственного руководителя. Для получения кратковременного отпуска в виде отгула работником должно быть заранее написано заявление, в котором указывается причина такого отгула. Для подтверждения необходимости отгула к заявлению могут прикладываться документы. К примеру, это могут быть свидетельство из ЗАГСа о свадьбе, о рождении ребенка или копия свидетельства о смерти ближайшего родственника.
Единой формы такого заявления в большинстве компаний обычно не существует, однако необходимо правильно оформить его, указать ряд данных, которые позволят с большей долей вероятности получить положительное решение от руководства и полностью соблюсти требования законодательства.
Следующие пункты обязательны при написании заявления с прошением о получении отгула:
- вид отпуска — это может подразумеваться отгул, который берется в счет ежегодного законного отпуска;
- причина, по которой работнику требуется внеплановый отпуск с приложением копий подтверждающих документов;
- предполагаемое начало отгула и его продолжительность.
Далее заявление рассматривается руководством, которое принимает решение о предоставлении отгула в счет отпуска. На заявлении делается пометка о принятом решении, далее выпускается приказ.
Скачать пример заявления можно здесь.
Заявление на отгул в счет отпуска на 1 день (образец)
Пример заявления на 2 и больше дней отгула
Приказ
После подписания заявления руководителем компании пишется приказ о предоставлении работнику необходимого количества дней для внеочередного отпуска без содержания за счет основного ежегодного оплачиваемого отпуска. При возникновении разногласий следует найти компромисс, позволяющий получить необходимое количество дней на внеочередной отпуск и не накалить обстановку на рабочем месте.
В заявлении также указываются дата начала предоставляемого отпуска и его длительность.
Алгоритм пошагово
Работнику для получения отгула в счет ежегодного оплачиваемого отпуска следует придерживаться следующего алгоритма действий:
- оговорить с руководством возможность для получения внеочередного неоплачиваемого отпуска. При этом решается и вопрос оплаты;
- составление заявления, в котором указываются все данные для принятия положительного решения от руководства — причины, по которым берется такой отпуск, и продолжительность отпуска, а также копии подтверждающих документов, на которые работник может ссылаться при написании заявления на получение отгула;
- написание приказа руководителем о предоставлении внеочередного отгула в счет ежегодного отпуска.
Кадровый работник при получении подписанного руководителем заявления делает пометку в личном деле работника, а само заявление прикладывается в личное дело.
Его сроки
Длительность отгула может быть различной — от нескольких часов или дней до недели или двух. Главным условием соблюдение законности данной операции является деление ежегодного отпуска таким образом, чтобы одна из его частей была не меньше двух недель.
Оплата
Процесс оплаты отгула, полученного в счет ежегодного отпуска, аналогичен такому отпуску. То есть за каждый день отгула работник получает свою среднюю заработную плату.
В случае, если отгул предоставляется без сохранения заработной платы, в табеле отмечается рабочий день, а работником получается зарплата за минусом времени, которое не было отработано.
Что делать при отказе в предоставлении
В некоторых случаях, часто при возникновении производственной необходимости руководство не сразу дает согласие на непосещение работы даже при наличии уважительной причины для этого. В таком случае, если отгул действительно необходим, работник может потребовать материальную компенсацию за внеурочно отработанное время.
А поскольку компания, как правило, менее охотно расстается с деньгами, чем на некоторое время с работником, может быть более легко достигнут компромисс и желаемый отгул будет получен. Данный вариант будет уместен лишь в том случае, если имеется документально подтвержденное время, которое было отработано внеурочно. По этой причине все виды внеурочной работы, вызова на работу во время ежегодно предоставляемого отпуска следует документально фиксировать, чтобы впоследствии была возможность аргументированно получить внеочередной внеплановый отпуск, или отгул.
Видео ниже поможет написать заявление на отпуск в виде отгула: