Отгулы – вполне обычная вещь в рабочем процессе. Они позволяют уйти с работы, не теряя при этом рабочего места. Но важна должная фиксация таких пропусков, чтобы в будущем удавалось избежать споров и учесть все неотработанные часы или дни.
Отгул в табеле учета рабочего времени
Согласно ТК РФ работодатель обязан вести учет фактически отработанных сотрудниками организации часов. Табель позволяет систематизировать данные в отношении трудового режима работников, а также его пропуск по какой-либо причине, труде во внеурочное время. Именно по этому табелю идет начисление зарплаты, составляется отчетность в органы статистики. По этой документации проводится проверка ФСС, налоговыми службами, трудовыми инспекторами.
Чтобы в табель учета фактически отработанного времени ввести данные, обычно используется либо цифровая, либо буквенная кодировка. Госкомстатом на сегодня утверждены два типа форм, в которых ведется учет специалистами отработанного времени:
Принимают их либо в исходном варианте, либо дорабатывают под особенности определенной организации. Это может быть необходимо из-за собственных особенностей порядка внесения данных в форму, которые нужно отразить в соответствующей документации, например, в инструкции или руководстве. В табелях работы отгулы имеют собственные обозначения:
| Тип отгулов | Обозначение в табеле учета РВ |
|---|---|
| Неоплачиваемые | НВ и 28 |
| Оплачиваемые | ОВ и 27 |
| За работу в праздники и выходные | РВ и 03 |
Если работника нужно вывести в нерабочий день на смену, то следует получить его письменное согласие, а также составить соответствующий случая приказ. Таким образом будущий отгул за сверхурочные часы будет оформлен правильно.
Отгул в табеле учета рабочего времени (обозначение)
Табель учета — достаточно сложный документ, в котором есть множество колонок, требующих заполнения. Поэтому желательно до внесения соответствующей информации ознакомиться с ним и выяснить все нюансы заполнения каждого отдельного пункта. Делать это желательно без помарок, так как это официальный документ, который может в будущем проверяться соответствующими организациями.
Служебная записка
Служебная записка – тот документ, который подает работник руководителю с прошением на предоставление отгула. При этом важно правильно его составить, чтобы не возникло в процессе разночтения. Требуется подобный документ для того, чтобы предоставленный отгул в результате был отражен в табеле учета рабочего времени. То есть при отсутствии такой записи и заявления пропуск смены будет расцениваться как прогул.
Состоит записка из следующих пунктов:
- ФИО руководителя;
- Наименования предприятия;
- Должности и ФИО заявителя;
- Посередине листа пишется слово «заявление»;
- Тело документа в произвольной форме, где отражается:
- Вид выходного (за свой счет, в счет будущего отпуска, за отработанное ранее время и так далее);
- Период или конкретная дата выходных (не более 5-ти дней);
- Причина отгула.
- Дата и подпись заявителя.
Оформляется данный документ либо в письменной, либо в печатной форме. Важно точно указать даты, на которые требуется предоставление времени на отгул. Еще обязательно указывается причина, будь то труд в выходные и сверхурочная работа или по семейным обстоятельствам. Причина часто играет роль в том, как будет оплачиваться пропущенное время при начислении заработной платы.
А в некоторых случаях предоставление отгула за свой счет является невозможным по определенным причинам и работодатель в таких случаях имеет право отказать просителю. Вот почему нужно заранее четко продумать содержимое такого документа и обговорить этот вопрос с начальством.
Скачать бланк СЗ на отгул можно здесь.
Служебная записка на отгул (образец)
Приказ на отгул
Приказ – тот документ, который отражает хозяйственную жизнь в организации. По сути это первичный документ, который также создается и в отношении такого события, как предоставление отгула. Для того, чтобы правильно и без ошибок рассчитать заработную плату, необходимо отметить его в табеле учета. А для этого и издается соответствующий приказ.
Табель учета заполняется работником, в чьих полномочиях это заведено согласно приказу. Как правило, эти занимается сотрудник отдела кадров. Если организация крупная, то табеля учета могут вестись в каждом подразделении отдельно. Соответственно руководитель назначает на такие должности сотрудников в каждом филиале или отделе. Эти же сотрудники и составляют на основе приказа для отгула соответствующие записи в документации.
Конкретной формы, утвержденной на государственном уровне, для такого документа нет. В целом даже само понятие «отгул» было изъято из ТК РФ, считаясь устаревшим термином. Поэтому приказ создается в произвольной форме, единственное, что требуется – это наличие в бумаге всех требуемых реквизитов:
- Наименования документа;
- Названия предприятия;
- Содержания операции;
- Адресата, к кому относится приказ и так далее.
То есть в документе должны присутствовать все типичные для него данные и конкретные даты о предоставляемом отгуле. С приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.
Пример документа скачайте тут.
Как составить приказ на отгул
Журнал учета
Табели – это первый способ учета отгулов. В них, как уже выяснилось, отражаются отгулы, причем в кодированном виде, чтобы отобразить и причину отсутствия на рабочем месте сотрудника. Это важно, так как каждый отдельный случай предоставления отгула будет оплачиваться соответственно.
Вторым способом учета отгулов является Журнал. Его ведут параллельно табелю учета времени. В таком типе документа содержатся данные по дополнительному отдыху каждого отдельного сотрудника. Заверяет его сам руководитель. Данное ведение не требует использования каких-либо нормативных документов, а потому о его наличии решение принимается в каждой конкретной организации.
Журнал учета переработок и отгулов ведут по форме, которая установлена на конкретном предприятии. Бланков общего плана нет. Соответственно, какая именно информация будет в нем отражена, принимается в каждой отдельной компании. Далее принятую форму с правилами ведения закрепляют локальными нормативными актами.
- В шапке документа (в Журнале) отображается дата составления и название.
- Далее вносятся в этот же раздел краткие реквизиты и название компании. Эти пункты не являются обязательными, так как документ используется только для внутреннего использования. законодательный первичный документ – это табель учета рабочего времени.
- После уже внутрь документа вносятся названия подразделения, ФИО руководителя, данные сотрудника (ФИО, Должность и квалификация).
- В журнале отражаются сроки ведения сверхурочной деятельности в часах.
- Дополнительный отдых также отражается в часах. Вписывается и причина его предоставления.
Образец журнала учета отгулов
Этот тип документа не считается обязательным. С его помощью удается четко контролировать именно запись времени, потраченного на сверхурочную работу или отгул. Заполнять его должен либо руководитель сотрудника, либо специалист, которого уполномочили вести этот документ (как правило, из отдела кадров).
Учет переработок и отгулов в программах 1С показан в этом видео: