Выполнение организационных и распорядительных функций самим руководителем является неэффективным вариантом управления предприятием. Чтобы освободить директора от рядовых и рутинных заданий, не связанных с принятием ответственных решений, в штате юридического лица может предусматриваться должность референта.
Об особенностях составления должностной инструкции этого специалиста расскажем в представленном материале.
О документе
Для каждого сотрудника и специалиста на предприятии предусматривается индивидуальный перечень прав, обязанностей и полномочий. Они отражаются в локальных актах компании, трудовом контракте с работником, а также в содержании должностной инструкции.
Этот документ оформляется на каждого сотрудника, хотя по нормам ТК РФ не входит в состав обязательных бланков и форм, которые должны составить участники трудовых отношений.
Суть и цель
Наличие у сотрудника должностной инструкции существенно упрощает реализацию трудовых отношений:
- руководство предприятия сразу оговаривает, чем и как будет заниматься сотрудник на рабочем месте;
- специалист заранее знает, какой перечень прав и обязанностей передается ему для выполнения трудовых функций;
- стороны определяют пределы полномочий и ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.
При оформлении должностных инструкций на референта нужно учитывать следующие нюансы:
- инструкция должна содержать перечень прав и обязанностей конкретного специалиста – если в компании работает сразу несколько референтов, для каждого из них составляется собственная должностная инструкция;
- должностные обязанности референта, как правило, связаны с непосредственным подчинением руководителю предприятия – в содержании ДИ нужно четко оговорить, кто из руководящего состава компании вправе отдавать поручения, указания, распоряжения и приказы;
- должность референта характеризуется универсальным характером выполняемых обязанностей – в содержании ДИ нужно сразу предусмотреть, по каким направлениям будет осуществляться деятельность референта.
Наличие должностной инструкции позволяет упорядочить работу референта. Документ будет содержать полный перечень прав и обязанностей, пределы полномочий и мер ответственности, квалификационные требования и основания для применения мер дисциплинарного воздействия.
Какими нормативными актами регулируется
На законодательном уровне не утверждены требования к форме и содержанию должностной инструкции референта. Типовой бланк ДИ может быть утвержден на предприятии, а при его заполнении нужно учитывать следующие нормы:
- положения ТК РФ – в части гарантий работника и работодателя, общих правил выдачи зарплаты и т.д.;
- положения локальных актов предприятия – в части обеспечения режима рабочего времени и дисциплины труда, применения системы поощрения и стимулирования, и т.д.;
- требования профильных нормативных актов в определенных сферах деятельности.
Если локальными актами утверждены правила внутреннего распорядка, дисциплины труда и иные аналогичные документы, они будут учитываться при составлении должностной инструкции.
Виды
От направлений деятельности референта и самой компании зависят условия должностных инструкций. Можно выделить следующие виды референтов, для каждого из которых будет разрабатываться уникальная ДИ:
- секретарь-референт – наиболее распространенная группа данных специалистов, в обязанности которых входит полное организационное обеспечение деятельности руководителя;
- кадровый референт – занимается документальным обеспечением кадровой службы предприятия, ведение журналов учета приказов и трудовых книжек по персоналу, и т.д.;
- референт-переводчик – занимается сопровождением переговоров с использованием иностранных языков, переводом профессиональной и деловой документации, приемом делегаций иностранных фирм и компаний;
- референт-делопроизводитель – ведет входящий и исходящий документооборот предприятия, составляет документацию, готовит отчеты и доклады по поручению руководителя.
Это только примерный перечень референтов, которые могут состоять в штате предприятия. Возможно и распределение обязанностей между несколькими референтами, для этого соответствующие положения включаются в каждую инструкцию.
Кто составляет
Оформление должностных инструкций происходит после оформления сотрудника на работу. Как правило, составление документов, связанных с трудоустройством, входит в обязанности начальника и по персоналу, эйчаров, начальника и специалистов кадровой службы. Дополнительно могут привлекаться юрист и юрисконсульт. Чтобы оформить должностную инструкцию, необходимо иметь утвержденный приказ о приеме на работу и подписанный трудовой договор.
После составления должностной инструкции референт должен ознакомиться с ее содержанием. Для этого ставится собственноручная подпись на бланке ДИ или в специальном журнале кадрового отдела. Один экземпляр инструкции выдается на руки референту, а второй приобщается к материалам личного дела сотрудника.
Использование
Использование инструкции происходит по следующим направлениям:
- референт должен учитывать содержание ДИ в текущей деятельности, соблюдать зафиксированные обязанности и требования;
- любые поручения и приказы в отношении референта могут издаваться только в рамках инструкции, а расширение перечня обязанностей или полномочий может происходить только с согласия самого работника;
- при ненадлежащем исполнении обязанностей возможно применение мер дисциплинарного воздействия – для этого проводится служебное расследование и определяется круг обязанностей по должностной инструкции;
- содержание ДИ применяется для определения уровней подчиненности – кому должен подчиняться референт в текущей работе, а также перечень специалистов, которым допускается давать указания.
После подписания инструкции сотрудником, и утверждения ее руководителем предприятия, внесение любых изменений в документ допускается только по обоюдному согласию сторон. Исключение из этого правила допускается только при переводе на другую работу с соблюдением требований ТК РФ.
Положения должностной инструкции референта
Содержание инструкции референта можно условно разделить на две части. В первый блок будут входить положения и правила, которые распространяются на всех сотрудников данного предприятия (они будут соответствовать нормам ТК РФ и локальных актов). Во вторую часть будут входить положения, требования, права и обязанности конкретного специалиста-референта.
Общие требования
В первую часть должны включаться следующие пункты:
- дата и место составления документа – хотя закон не содержит точного срока оформления ДИ, обе стороны заинтересованы в скорейшем подписании документа, чтобы устранить любые споры;
- полные реквизиты сторон – компании и ее руководителя, а также референта;
- сведения о точном и полном наименовании должности;
- отнесение должности к конкретному структурному подразделению, указание уровня подчиненности;
- перечень квалификационных требований к референту – наличие образования, опыта работы, профессиональных и личных качеств, навыков.
Как правило, перечисленные положения не будут меняться даже при оформлении нового референта, взамен ранее работавшего специалиста. Особых требований к образованию референта закон не предъявляет, достаточно закончить среднее профессиональное образование.
Специальный блок
В специальный блок должностной инструкции будут входить следующие пункты:
- определение полномочий референта, а также их разграничение по отношению к другим должностям;
- указание прав и обязанностей специалиста, которые он будет исполнять в текущей деятельности;
- условия режима рабочего дня, с учетом специфики выполняемой деятельности (например, для сопровождения руководителя в командировках для референта может устанавливаться ненормированный рабочий день);
- правила охраны и безопасности труда;
- список специальных знаний и навыков, которым должен отвечать референт – например, знание определенных иностранных языков или программных комплексов;
- условия выплаты денежного вознаграждения, в том числе дополнительных сумм поощрительного и стимулирующего характера;
- основания для применения мер дисциплинарного воздействия, если референт нарушит должностные обязанности.
В этом видео будет рассказано о работе серктаря и отдельно референта:
Обязанности
Должностными инструкциями работников устанавливается перечень их обязанностей. Для референта в их состав могут входить:
- организация работы руководителя и/или его заместителей – планирование дня, подготовка встреч и переговоров, документальное оформление итогов заседаний и т.д.;
- ведение делопроизводства – учет входящей и исходящей корреспонденции, ведение регистрационных журналов, архивное дело;
- решение хозяйственных вопросов, связанных с обеспечением деятельности руководства – приобретение канцтоваров, отправка писем, организация телефонных переговоров и видеосвязи, и т.д.;
- перевод документации с иностранных языков, сопровождение переговоров с участием зарубежных партнеров;
- подбор аналитических материалов для руководящего состава или иных специалистов компании, формирование отчетности и докладов.
Чем подробнее и точнее будут изложены должностные обязанности референта, тем проще будет разграничение полномочий и сфер ответственности в текущей работе.
Должностные инструкции референта можно скачать здесь.
Должностные инструкции референта (образец)
