Личные карточки работников используют на предприятиях для того, чтобы вести полный и всесторонний учет по персоналу. В них вносят данные сотрудника. Создается такой тип документа после подписания работником трудового договора и приема его на работу.
Общие сведения
Личная карта сотрудника – это документ, вмещающий в себя ряд данных. Требуются они для ведения отчетности в кадровом деле, а также могут понадобиться при проведении проверки различными органами на предприятии, а также при возникновении ряда споров с этими самыми работниками.
Суть и назначение документа
Чтобы вести всесторонний учет персонала в организации, создают личные карточки работников. При этом на каждого отдельного сотрудника полагается своя карта. С этими документами создается картотека, вмещающая в себя информацию о личном составе.
Располагаются в картотеке карточки в зависимости от количества сотрудников – либо по структурным подразделениям, либо по алфавиту, если предприятие небольшое. Бланком выступает в данном случае форма № Т-2, в которой и отражаются все сведения о личности сотрудника, его предыдущей и нынешней трудовой деятельности.
Состоит представленная форма из 4 страниц. В них присутствуют тематические блоки-разделы. На первой и второй страницах присутствуют личные данные от ФИО работника до адреса проживания, образования и так далее. Заполняются они при приеме человека на работу. Третья и четвертая страницы уже заполняются по ходу трудового процесса в организации.
Когда он нужен
Такая форма может потребоваться в ряде ситуаций. В первую очередь кадровику проще вести учет всех осуществляемых сотрудником перемещений, изменений условий работы, отпусков и так далее. Бухгалтерия на основании этих карт, где также указывается оклад, делает соответствующие начисления.
В процессе ведения таких карточек в различных организациях возникали споры с сотрудниками и работодателями. Именно благодаря данной документации нередко удавалось в суде доказать, что сотрудник при изменении условий работы, перемещении и других изменениях в рабочем процессе был уведомлен. Здесь же фиксируется причина увольнения и факт получения трудовой книжки.
Нормы
Собственно говоря, за вопрос правил и особенностей ведения личных карточек работников отвечает Постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 под №1.
- В нем устанавливается, что для крупных организаций и государственных предприятий ведение таких документов является обязательным.
- Индивидуальных предпринимателей данное правило обходит, но многие все равно ведут в управленческих целях собственную картотеку сотрудников.
Как оформить личную карточку работника
Процесс оформления личной карты нередко вызывает ряд вопросов и недопонимание. В первую очередь следует учесть, что для ее заполнения требуется ряд документов от работника. В число таких документов входят:
- Распоряжение или приказ, свидетельствующий о приеме человека на работу;
- Трудовой договор;
- Любой документ, который удостоверит личность работника (обычно это паспорт);
- Любой документ, который способен подтвердить стаж работы (обычно это трудовая книжка);
- Страховой полис обязательного пенсионного страхования;
- Документы воинского учета у лиц, которые подлежат призыву на службу, а также у военнообязанных;
- Документ, свидетельствующий об образовании, наличии специальных знаний, квалификации;
- Также могут потребоваться сведения, которые может дать только сам работник (то есть личного характера).
На основе перечисленных документов и создается личная карточка каждого работника. Причем данные заносятся в специальные разделы по определенным принципам.
Форма и принципы
Как уже было указано ранее, для создания личной карточки работника используется общепринятая форма под №Т-2. Процесс этот полностью возлагается на кадровиков. С учетом того, что на сегодня существует масса программ, процесс существенно упростился и ускорился.
В целом в законодательстве не указывается, когда именно должна быть создана карта. Но наиболее оптимальным вариантом считается период, когда издан приказ о приеме человека на работу, а также при создании первой записи в трудовой. Ведь в личной карте эта информация также должна отражаться.
Чтобы оформить и заполнить карточку работодатель кроме указанных выше документов может попросить дополнительные, чтобы убедиться и отразить в документации, что сотрудник соответствует специфике работы на предприятии. При заполнении формы требуется указание кодов, которые соответствуют российским классификаторам:
- ОКИН – информация о населении;
- ОКСО – специальность по образованию;
- ОКПДТР – профессии рабочих, должности и тарифные оклады.
Если меняются сведения о сотруднике, то их вносят в соответствующий раздел. При этом кадровый работник обязан заверить изменения свое подписью, расшифровкой подписи и так далее. Если изменения входят в раздел общих сведений, то подпись с расшифровкой ставит и сам работник. Полную замену карточки обычно не производят, так как восстанавливать ее потом очень сложно.
Алгоритм заполнения
Данная карта заполняется пораздельно. При этом каждый тип информации должен быть размещен строго в своем блоке. Так можно выделить:
- Раздел 1 – «Общие сведения»: вносится от ФИО работника и до стажа работы, знания иностранных языков и так далее.
- Раздел 2 – «Сведения о воинском учете»: если сотрудник – офицер запаса, то данные для блока берут из военного билета. Указывается:
- Категория запаса;
- Воинское звание;
- Состав/профиль
- Наименование профиля;
- Полное кодовое обозначение ВУС;
- Категория годности к военной службе.
- Состоит ли на воинском учете и так далее.
- Раздел 3 – «Прием на работу, перевод на другую работу»: данные этого раздела вносятся на основании приказа либо о приеме на работу, либо о переводе на другую работу (обязательно делается под роспись работника).
- Раздел 4 – «Аттестация»: делаются записи об аттестации работников, которые проводятся с некоторой периодичностью.
- Раздел 5 – «Повышение квалификации»: записи о датах периода проведения переквалификации, виде повышения квалификации, наименовании учебного заведения и так далее.
- Раздел 6 – «Профессиональная переподготовка»: данные вносятся аналогично предыдущему пункту, то есть указывается специальность, даты и заведение где она проводилась и так далее.
- Раздел 7 – «Поощрения и награды»: указываются виды поощрений, которые были применены к сотруднику, а также перечисляются государственные награды.
- Раздел 8 – «Отпуск»: вносятся все виды отпусков, которые предоставлялись работнику во время работы на предприятии. Основанием для внесения подобной информации выступают соответствующие приказы. Дата начала отпуска вносится на основании приказа, а вот окончания – только при фактическом выходе работника на рабочее место, а не когда это указано в документации.
- Раздел 9 – «Социальные льготы»: указывается перечень предоставляемых работнику льгот (пр. льготный отпуск), а также оснований для их назначения.
- Раздел 10 – «Дополнительные сведения»: в этой части отражаются данные, которые позволят вести более полноценный учет работников, например, указание инвалидности, тип водительского удостоверения и так далее.
Когда сотрудника увольняют, то в разделе 11 вносится соответствующая запись об основании для прекращения трудового договора. Расшифровывается основание с приведением точных формулировок из ТК РФ, а также указываются номер и дата приказа об увольнении. При закрытии карты сотрудник кадрового отдела ставит свою подпись с соответствующей расшифровкой и указанием должности. Так же расписывается и сам работник, чтобы подтвердить согласие со всеми произведенными записями, которые были внесены в личную карту.
Личная карточка работника (форма Т-2) является основным учетным документом. Так работник принимается на «баланс» организации, об этом рассказывает видео ниже:
Образец
Чтобы лучше понять особенности заполнения личной карточки сотрудника, проще посмотреть примерный образец. В нем отражены все необходимые данные. Естественно, что некоторые разделы могут пустовать (например, о наградах и поощрениях). Поэтому ориентировка идет именно на обязательные поля.
Как заполнить личную карточку работника (образец)
