В процессе трудовой деятельности работник вправе обратится к работодателю с просьбой о компенсации, например, при тяжелой сложившейся финансовой ситуации. Бухгалтер, исполняя просьбу работника должен учитывать нормы законодательства.
Нормативное регулирование
Соблюдая требованиям законодательства, на основании ст. 114 и 115 ТК РФ работник вправе рассчитывать на ежегодный оплачиваемый отдых в объеме 28 дней.
Право на оплачиваемый отдых появляется у работника по истечению 6 месяцев с момента работы на предприятии согласно письму Роструда № 1519-6-1 от 2012 года. Согласно указаниям данного письма, работник вправе отдыхать 28 дней, то есть полный период, но оплату он получит соответственно отработанным дням.
Есть несколько видов отпуска. Кроме основного имеется дополнительный, предоставляемый особым категориям работников (например, при работе во вредных условиях, родителям с детьми-инвалидами и т.п.). Оба вида отпуска оплачиваются, при этом расчет совершается на основании положений, указанных в ст. 139 ТК РФ.
На основании ст. 127 ТК РФ работник вправе получить компенсацию за неиспользованный отпуск только в 2-х случаях:
- при увольнении за все непримененные дни;
- без увольнения за дни дополнительного отпуска, которые не применились.
Но даже в таком случае следует учитывать, что некоторым категориям работников недопустимо выплатить средства за неиспользованные дни удлиненного отпуска, если они имеют отношение к перечню, указанному в ст. 117, 126 ТК РФ, ст. 25 ФЗ № 114 от 1997 года, Положению утв. Постановлением Верховного совета № 4202-1 от 1992 года. Важно: ст. 126 ТК РФ обозначено, что руководство фирмы может пойти навстречу заявителю, но это право, а не обязанность.
Кто ее может получить
Итак, без увольнения на компенсацию неиспользованного периода имеет право работник, у которого имеется дополнительный или удлиненный отпуск, к таким категориям имеют отношение:
- работники с ненормированным графиком;
- работники Крайнего Севера;
- чернобыльцы;
- педагоги;
- медики;
- прочие работники.
Удлиняют отпуск:
- несовершеннолетним;
- инвалидам;
- беременным женщинам;
- прочим работникам.
При этом заменить компенсацией отпуск работодатель не вправе:
- малолетним работникам;
- беременным сотрудницам;
- специалистам, проводящим трудовой день в сложных и опасных условиях труда;
- таможенникам;
- сотрудникам МВД.
Как оформляется компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения
Для получения компенсации работник должен обратиться к руководству официально, после чего проводиться вычитание неиспользованных дней и расчет компенсации.
Ее расчет
Исходя из рекомендаций Трудового Кодекса у работодателя нет обязанностей относительно соблюдения суммы компенсации, однако имеется право установить ее размер локальными актами. В случае положительного решения бухгалтерия должна провести расчет компенсации, согласно рекомендациям, в данном случае используется следующий алгоритм:
- вычитание среднедневного заработка;
- вычисление денежной компенсации.
При вычислении среднедневного заработка нужно использовать такую формулу: Среднедневной заработок = количество используемых в вычитании дней / количество принимаемых в расчет дней.
Также нужно учитывать нюансы расчета полного и неполного месяца:
- если все месяцы отработаны полностью, то количество учтенных дней рассчитывается пропорционально количеству месяцев, с использованием среднего значения дней 29,3;
- при наличии неполного месяца отработки берется количество отработанных дней по факту и также умножается на среднемесячное значение дней.
Далее полученное значение используется в формуле для вычитания компенсации:
Пример
Михайлов инвалид 3 группы, отработал на предприятии полных 2 года – в 1-й год он использовал 20 дней отпуска, во 2-й 21 день. При этом он имеет право за 2 года на 60 дней, отсюда следует, что у него остаток 19 дней, однако согласно ТК РФ, ст. 126 он вправе компенсировать только дни сверх 28 дней, то есть 4 дня, остальные 15 необходимо использовать по назначению.
За последний год он заработал 960 000 рублей, полностью отработав все дни, отсюда следует:
- 960 000 / 12 / 29,3 = 2 730, 38 рублей в день
- 2 730, 38 * 4 = 10 921, 50 рублей компенсации
Необходимые документы и сведения
Но этого мало, чтобы начисленная компенсация Михайлову была выдана нужно:
- получить от него письменное заявление с прошением о начислении;
- издать приказ о выдаче компенсации.
Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации – это основное требование. В отношении содержания можно не придерживаться определенной формы.
Приказ руководитель также издает в произвольной форме, в нем следует указать:
- название организации и документа с номером;
- дату издания и место;
- после слова приказываю, указать на факт замены отпуска компенсацией, для такого-то работника за столько-то дней;
- сослаться на основание – заявление работника;
- обозначить ответственное лицо за начисление и выдачу компенсации;
- подписи всех лиц.
Затем вносятся сведения в личную карточку работника, в разделе «Отпуск» указывают основание для выдачи компенсации. В графике отпусков также делают исправление для внесения ясности – в примечаниях указывают сколько дней было заменено.
Алгоритм оформления
Итак, чтобы компенсация была выплачена необходимо соблюдать последовательность таких действий:
- принятие решение работником о нужде в дополнительных средствах;
- написание заявления на имя руководителя;
- принятие решения работодателем о возможности удовлетворения просьбы;
- издание приказа;
- внесение данных в личную карточку работника;
- внести сведения в график отпусков;
- начисление средств бухгалтерией;
- выдача средств на руки заявителю.
Сроки
На предприятии согласно законодательству средства, заработанные работниками, выплачиваются дважды в месяц – заработная плата и аванс. Компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают в день выдачи зарплаты или же по истечении 10 дней с момента получения заявления.
Если не выплачивают
При отказе в выплате компенсации у работника остается только один путь – это отгулять неиспользованные дни, так как согласно письму Роструда от 2007 года № 473-6-0 работодатель не обязан реагировать положительно на запрос, он вправе отказать.
Компенсацию можно всегда попросить, если имеются неотгулянные дни дополнительного отпуска, иногда руководители рискуют и выдают компенсацию даже за неиспользованные дни основного отпуска работникам, которые впоследствии остаются работать на производстве. За такое несоблюдение закона они могут привлечься к административной ответственности согласно КоАП. В случае соблюдения всех норм и принятия положительного решения относительно выплаты компенсации, должна соблюдаться вся процедура оформления суммы к выдаче.
В случае же, если вы собрались увольняться, то стоит подумать, что лучше: компенсация неотгулянных дней или непосредственный отпуск.
Видео ниже покажет, как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 1С: