Кадровому отделу каждый день приходится обрабатывать большое количество разной документации. Это могут быть приказы, трудовые договоры, справки или же личные дела. Особенно непросто разобраться в этом массиве документации и вести учет.
Правильно отображать передвижение кадров поможет специальный журнал по учету кадров.
О документе
Журнал учета кадров ведется и лежит в отделении кадров организации. В нем содержатся данные на всех сотрудников по подразделениям в зависимости от структуры компании и числа работников.
Понятие
В журнале учета кадров отображается информация касающееся всех видов приказов, выданных на сотрудников компании. Это могут быть приказы об увольнении или зачислении на работу, а также о назначении на новую должность и т.д.
Для чего он
Как правило, любой кадровый оборот документации имеет ряд нюансов:
- Длительность сроков хранения документов имеет разные значения. В качестве примера можно рассмотреть приказы, относящиеся к личному составу, которые обязаны храниться на протяжении 75 лет (19 пункт приказа Министерства культуры РФ №558);
- При регистрации и систематизации документов в соответствии с законодательными нормами.
В предприятиях, использующих труд наемных специалистов должен использоваться журнал учета кадров. Обязанность по его заполнению и последующему ведению возлагается на специально уполномоченного для этого сотрудника. Он также будет ответственен за его сохранность и за правдивость отображенной в нем информации. Стоит отметить, что такие обязанности зачастую прописываются в должностной инструкции сотрудника и доводятся до него во время приема на работу.
Как заполнить журнал учета кадров
Форма
Стоит отметить, что законодательно не утверждена непосредственная форма журнала учета кадров. Поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно разработать и внедрить ее в своей компании с помощью локального акта.
Такой журнал может вестись в любой комфортной для предприятия форме (в электронном или бумажном виде). Стоит отметить, что он не относится к обязательной категории документов, которые необходимо вести на бумаге. Из этого можно сделать вывод, что если кадровый отдел использует электронную версию с автоматизированной базой данных или же специальную программу, то, дублировать его на бумаге нет смысла.
Кроме того, если не возникнет потребности или же предписанной в локальном нормативном акте надобности, то распечатывать журнал и подшивать его для хранения, также нет необходимости.
В случае если журнал имеет бумажную форму, то, следует озаботится его сохранностью. Для этого его нужно подшивать и скреплять специальной печатью. На наклейке с заверительной надписью отображаются данные сообщающие о:
- Количестве листов, которые были прошиты;
- Должность, инициалы и фамилия лица занимающегося заверением документа (как правило, это руководитель предприятия или же должностное лицо, назначенное специальным локальным приказом);
- Подпись уполномоченного лица.
В целом сам журнал можно приобрести в обычной типографии или же в узкоспециализированном канцелярском магазине.
Правила ведения
Как уже было отмечено, унифицированного образца журнала учета кадров законодательство не предлагает. Из-за чего работодатель сам вынужден принимать решение о разработке его формы или же принять уже имеющуюся в продаже.
В соответствии с правилами ведения документации, важные сведения должны храниться 75 лет. Это касается, например, журналов учета трудовых книжек, журнала регистрации трудовых договоров. Для отдельных категорий, в том числе и журнала учета срок сохранности составляет не более 5 лет (равно как и в случае с журналами кассира-операциониста, учета рабочего времени, регистрации документов, учета проверок органами государственного контроля и проверок осуществления воинского учета).
Основные правила ведения этого журнала следует утвердить в специальном локальном акте предприятия (также может быть инструкция или положение о делопроизводстве). Основываться при разработке такого акта можно на регламент регистрации документов отображенный в пункте 3.2 государственной системы обеспечения управления документационного обеспечения.
Графы
Сам журнал внутри представлен расчерченным на графы листом, в котором отображаются следующие столбцы:
- Порядковый номер, под которым делается запись;
- Дата, когда был издан соответствующий приказ и его номер;
- Название приказа (здесь указывается краткое содержание);
- Инициалы сотрудника, для которого был составлен вышеперечисленный приказ;
- Указываются причины для издания этого приказа;
- Колонка с примечанием.
Исправления
Исправления при ведении журнала допускаются. При этом они будут отличаться в зависимости от его формы (электронная или бумажная). В первом случае можно просто выбрать необходимую колонку и изменить данные. Во втором же варианте придется сделать специальную пометку и написать ниже достоверную информацию.
Срок хранения
Срок хранения данного журнала составляет пять лет. Государство возлагает на работодателя вести данный журнал, но при этом оно не дает никакой унифицированной формы. Все будет зависеть только от желания начальства компании.
При этом преимущества, предоставляемые правильно оформленным журналом, состоят из оптимизации труда кадрового отдела, путем упрощения поиска нужной документации. Сейчас лучше всего использовать электронную версию журнала, так как она во многом автоматизирована и позволяет экономить больше времени при ее заполнении и использовании.
Как прошить такой журнал, смотрите в этом видео: