На предприятиях любой формы собственности периодически проводится инвентаризация. Многие сотрудники, которые только недавно начали работать, очень боятся принимать в ней участие, так как не знают что это такое и как она проходит.
Что такое инвентаризация ТМЦ
Понятие и нормы
Согласно правилам и теории бухгалтерского учета инвентаризация — это проверка наличия товарно-материальных ценностей и сверка их количества по названиям с данными бухгалтерского учета, который постоянно ведется на предприятии. Инвентаризация является основным методом контроля за сохранностью ТМЦ на предприятии. Кроме этого, важной задачей инвентаризации является проверка физического состояния ценностей и сверка наличия материальных денежных активов на счетах компании.
Основные нормативные акты, которые регламентируют процесс проведения инвентаризации ТМЦ в РФ, таковы:
- ФЗ №129 08.08.2001 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011;
- Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Именно в этом документе четко прописан весь процесс проверки (все этапы), а также утверждены базовые формы бухгалтерской отчетности по инвентаризации ТМЦ;
- ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 N 43н;
- Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»;
- Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88
Что такое инвентаризация ТМЦ, расскажет видео ниже:
Причины
В ст.12 ФЗ №129 указаны следующие основные причины, по которым может проводится инвентаризация:
- составление годовой бухгалтерской отчетности. Проверка обычно проводится в ноябре каждого года. Цель — проверить правильность данных, которые пойдут в отчет;
- продажа или передача в аренду части имущества предприятия. Инвентаризация проводится с целью сохранности остальной собственности компании;
- проведение реорганизации юридического лица. Во время этого процесса должна проводится передача имущества от одного ЮЛ к другому или нескольким ЮЛ, поэтому составляется передаточный акт, в котором указывается какое имущество кому передается. Понятно, что перед составлением данного акта будет проведена инвентаризация;
- ликвидация ЮЛ;
- возникновение подозрений в недобросовестности сотрудников предприятия (хищение имущества);
- смена материально ответственного лица на предприятии.
Кем проводится и на каких предприятиях
Инвентаризация проводится специальной инвентаризационной комиссией, которая создается ежегодно (или под конкретную проверку) приказом руководителя предприятия. Кроме этого, при инвентаризации в некоторых сферах экономики могут привлекаться представители аудиторских фирм. Проверка проводится на всех предприятиях, которые имеют на своем балансе ТМЦ.
Ее проведение
Нормативная база и причин проведения проверки уже известны. Теперь важно разобрать суть форм по проведению и саму процедуру поэтапно.
Формы
В Постановлении Госкомстата №88 указаны 6 основных инвентаризационных форм:
- ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык«. В форме указывается следующая информация:
- название организации и подразделения по хранению ТМЦ;
- код ОКПО и коды видов деятельности компании;
- номер и дата приказа о проведении проверки;
- номер ярлыка;
- дата составления формы;
- период проведения инвентаризации;
- место хранения ТМЦ;
- наименование и количество ТМЦ, по которым будет проходить проверка;
- инвентаризационная опись ИНВ-3, в которой указываются такие данные:
- ИНВ-4. В верхней части формы указываются основные данные про организацию, а в нижней (акт инвентаризации отгруженных ТМЦ) прописываются такие данные:
- покупатель ТМЦ;
- наименование и номенклатурный код переданных ценностей;
- дата передачи;
- единица измерения (граммы, килограммы, тонны, центнеры и т.д.);
- количество переданных товаров на основе данных по накладным, в том числе сумма в рублях;
- данные бухгалтерского учета по переданным ТМЦ;
- примечания;
- форма ИНВ- 5 (опись ТМЦ, которые приняты на ответственное хранение) — это бланк, в котором приводится расписка материально ответственного лица в том, что все поступившие ценности оприходованы, а все списанные переданы в расход. К этой форме прилагается еще несколько страниц, которые по сути напоминают акт инвентаризации формы 4. Здесь показывается детализация по поступившим и списанным ценностям (какие, откуда, сколько, цена, куда выбили и т.д.);
- форма ИНВ- 6 (акт инвентаризации ценностей, которые находятся в пути) — это форма, в которой указываются полные данные про товары, которые должна получить организация, или которые уже отправлены получателям, но еще не списаны (количество, стоимость, наименование, единица измерения, номенклатурный код);
- форма 19 (сличительная ведомость). В этом документе указываются результаты проведения проверки.
Расписка при инвентаризации ТМЦ (образец)
Приказ и все необходимое
Основанием для проведения сверки наличия ТМЦ является приказ, составленный по форме ИНВ-22 либо в довольной форме. Основные элементы приказа таковы:
- название организации;
- номер и дата приказа;
- название документа;
- регламентирование периода проведения проверки;
- обязательно указывается список членов инвентаризационной комиссии, а также председатель данной комиссии;
- перечень объектов, по которым необходимо провести инвентаризацию.
Кроме приказа больше никаких организационных документов не требуется.
Порядок
Существует 3 этапа проведения проверки. Первый этап включает в себя такие моменты:
- организация составление приказа;
- получение расписок от материально ответственных лиц;
- планирование сроков проведения;
- формирование состава комиссии по инвентаризации ТМЦ.
Второй этап — это сама процедура проведения проверки (взвешивание, осмотр, пересчет и т.д.). В зависимости от особенностей работы и функционирования предприятия, проверка может проводится в специальном помещении для хранения ценностей, либо в тех местах, где эти ценности используются в процессе работы организации.
На третьем этапе подводятся итоги и составляются документы по результатам проверки.
Самые основные принципы проведения инвентаризации:
- коллегиальность. На протяжении всей процедуры комиссия должна находиться в полном составе, иначе результаты могут быть признаны недействительными;
- четкость;
- правдивость;
- соблюдение законности;
- выполнение всех действий, предусмотренных нормами действующего законодательства.
Порядок проведения инвентаризации ТМЦ показан в этом видео:
Результаты и их учет
В результате проведения проверки могут быть установлены следующие моменты:
- все ТМЦ в наличии;
- обнаружены излишки;
- выявлена недостача.
Выявленные излишки обязательно оприходываются такими проводками:
- Дебет 08 Кредит 91.1
- Дебет 01 Кредит 08
Недостача должна компенсироваться материально ответственным лицом, но в некоторых случаях такие лица не виноваты, поэтому недостача списывается по такому алгоритму действий:
- списание первоначальной стоимости;
- начисление и списание амортизации;
- списывается дооценка;
- списывается остаточная стоимость ТМЦ.
Сроки
- Плановая инвентаризация перед составлением бухгалтерской отчетности за год проводится в период с 1 октября по 31 декабря.
- Внеплановая проверка может быть проведена в любое время.
Конкретные даты начала и завершения инвентаризации устанавливаются в приказе руководителя компании.
Проводки
По действующим правилам бухгалтерского учета существует очень много проводок, которые связаны с инвентаризацией ИМЦ:
- дебет 96, кредит 94 (убыток не превышает норму);
- 02 — 94 (виновник возвращает балансовую стоимость);
- -73.02 — 91.1 (возврат производится в размере, который превышает балансовую стоимость);
- 2- 94 (списание в том случае, когда нельзя возложить ответственность на других лиц);
- 01 «Выбытие» — 01 (произведение списания базовой стоимости ОС);
- 02 — 01 «Выбытие» (списание амортизации);
- 94 — 01 (списание остаточной стоимости ТМЦ);
- 83 — 94 (списание дооценки);
- 2 — 94 (возложение недостачи на лиц, которые виновны в ее возникновении);
- 73-2- 98-4 (отображение разницы остаточной и рыночной стоимостью ТМЦ);
- 50 (70) — 73.2 (погашение виновником задолженности);
- 4 — 91.1 (доходы текущего периода в сумме разницы между остаточной и рыночной стоимостью недостачи).
Инвентаризация ТМЦ в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 ред. 3.0 показана в этом видео: